Los locales de venta de balones de gas deben inscribirse en el Registro de Hidrocarburos de Osinergmin, y obtener la Licencia de Funcionamiento otorgada por las municipalidades. Es un establecimiento de venta al público que está autorizado por Osinergmin para almacenar y comercializar Gas Licuado de Petróleo (GLP) en cilindros (balones).
Antes de iniciar la actividad, debes verificar que el lugar sea compatible con este tipo de negocio, tramitar la licencia municipal, obtener el RUC y solicitar el Registro de Hidrocarburos de local de venta de GLP en Osinergmin. También debes contar con un certificado de conformidad emitido por una empresa envasadora y con una póliza de seguros de responsabilidad civil extracontractual vigente.
Qué permisos necesitas para vender balones de gas
El primer paso que seguir es sacar tu licencia de funcionamiento en la municipalidad de tu jurisdicción, en donde también se verificará si el lugar en donde quieres implementar tu negocio es una zona comercial para este tipo de rubro. Otros previos a seguir es acudir a la SUNAT para que puedas obtener tú RUC y así iniciar con las gestiones comerciales.
Los locales de venta de balones de gas deben inscribirse en el Registro de Hidrocarburos de Osinergmin, y obtener la Licencia de Funcionamiento otorgada por las municipalidades. Aquí encontrarás toda la información para tramitar el Registro de Hidrocarburos, y así tu negocio sea seguro para ti, tu familia y tu barrio.
Qué es un local de venta de GLP
Es un establecimiento de venta al público que está autorizado por Osinergmin para almacenar y comercializar Gas Licuado de Petróleo (GLP) en cilindros (balones).
La portabilidad del balón de GLP permite llegar a localidades donde otras alternativas requieren infraestructura que todavía no está disponible. Su facilidad de transporte permite, además, llegar tanto a zonas urbanas como a localidades alejadas, especialmente allí donde existen mayores limitaciones de infraestructura.
Requisitos para solicitar el Registro de Hidrocarburos
Los requisitos según el Texto Único de Procedimientos Administrativos - TUPA, son los siguientes:
- Formulario de solicitud llenado y firmado en todas sus páginas por el solicitante o representante legal.
- Certificado de conformidad del Local de Venta de GLP otorgado por una empresa envasadora con una antigüedad máxima de treinta (30) días calendario. (Aplicable para marcas de una planta envasadora/Unimarca)
- Copia simple de la póliza de seguros de responsabilidad civil extracontractual vigente.
- DNI.
Formulario de solicitud
El formulario de solicitud debe estar llenado y firmado en todas sus páginas por el solicitante o representante legal. Revisa los formularios de ejemplo: Persona Natural Persona Jurídica.
Certificado de conformidad
El segundo requisito es que una empresa envasadora de GLP te brinde un certificado de conformidad de tu local de venta de balones de gas.
La Planta debe emitir el certificado solo a los agentes que desean operar como Locales de Venta que cumplan con las condiciones técnicas y de seguridad requeridas para su operación por la normativa vigente. También debe inspeccionar la conformidad del Local y emitir el Certificado de Conformidad.
La Planta debe inspeccionar anualmente las instalaciones de los Locales de Venta de GLP a los que hayan emitido los Certificados de Conformidad. Además, debe informar a Osinergmin sobre los Locales que comercialicen GLP envasado que se encuentren incumpliendo las condiciones técnicas y de seguridad requeridas para su operación.
La Planta debe llevar un registro de las inspecciones realizadas a los Locales de Venta de GLP a los que les hayan emitido los Certificados de Conformidad. También debe asegurar en todo momento, que el Local de Venta de GLP al que le abastece dicho producto envasado, cuente con una póliza de seguro vigente.
La Planta puede revocar los certificados de conformidad de aquellos locales de venta de GLP que incumplan las normas técnicas o que ya no se encuentren operando (venta inexistente).
Documento de identidad y representación
En caso de personas naturales: indicación expresa del número de DNI. En caso de personas jurídicas: copia de la vigencia de poder donde consta la representación legal, o documento suscrito por el representante legal, en la que señale el número de RUC, número de partida registral y asiento registral donde obre la representación, así como la zona registral a la que pertenece.
En caso de personas naturales o jurídicas que actúen mediante apoderado: además de la información señalada en el párrafo anterior, debe efectuar la indicación expresa del número de DNI, además de adjuntar una carta poder simple suscrita por el poderdante (solicitante).
Póliza de seguro obligatoria
De acuerdo con los requisitos establecidos, los locales de venta de GLP deben contar con una póliza de seguros de responsabilidad civil extracontractual vigente al momento de solicitar su registro y durante todo el tiempo que estén operando.
El tercer requisito es una copia simple de la póliza de seguros de responsabilidad civil extracontractual vigente, la cual es relevante porque debido a que pueden ocurrir accidentes esta podría ayudar a mitigar dichos imprevistos.
Cada día estamos expuestos a un sin número de imprevistos, como accidentes. La ocurrencia de estos eventos pone en riesgo tu patrimonio y en algunos casos tu vida. Los seguros permiten anular los efectos de estos imprevistos o reducir su impacto.
Ten en cuenta que, la póliza de seguros que adquieras debe señalar el giro del negocio: Local de venta de GLP, para evitar observaciones durante tu trámite de solicitud en el Registro de Hidrocarburos.
Los montos de las pólizas de seguros para los locales de venta de GLP, de acuerdo a su capacidad de almacenamiento los puedes encontrar aquí.
Condiciones técnicas y de seguridad del local
La empresa envasadora debe inspeccionar la conformidad del Local y emitir el Certificado de Conformidad. Osinergmin puede inspeccionar en cualquier momento las instalaciones de los Locales de Venta de GLP a efectos de verificar el cumplimiento de la normativa vigente.
No están permitidas instalaciones y uso de artefactos a GLP en subterráneos, zócalos, semisótanos o subterráneos. No está permitido instalar artefactos en instalaciones abastecidas con gas licuado de petróleo, ya sea con suministro a través de una red de gas o un cilindro de GLP.
También debes preocuparte de que el transporte y el almacenamiento del gas se hagan de forma segura. Al final, estás trabajando con un producto delicado, así que debes manejar con cuidado, revisar bien las condiciones del camión y asegurarte de que el lugar de almacenamiento cumpla con las medidas de seguridad necesarias.
Una fuga, un incendio cercano o un accidente mal manejado puede provocar un problema grave, por lo que hay que tomarse este punto con mucha seriedad.
Manipulación y traslado de cilindros
La seguridad debe ser una prioridad en una distribuidora de gas. Primero, es importante que tomes todas las medidas necesarias para cuidar a tus trabajadores, ya que este rubro implica esfuerzo físico y manipulación de carga pesada.
Por ejemplo, mover un cilindro de 45 kg puede ser exigente, así que deberías enseñar bien cómo levantar y trasladar los cilindros, además de usar herramientas que faciliten el trabajo y reduzcan el riesgo de lesiones.
También es recomendable contratar seguros por accidentes laborales.
Cómo presentar el trámite ante Osinergmin
Dichos documentos los podrás registrar en la ventanilla virtual de Osinergmin (VVO), que es una plataforma en la web en donde se te pedirá proporcionar un correo electrónico y un número telefónico mediante el cual la institución se comunicará contigo para brindarte información importante.
Asimismo, al regístrate se te abrirá un expediente mediante el cual podrás hacerle un seguimiento a tu trámite.
Recuerda que para iniciar tu trámite en Osinergmin debes contar con un correo electrónico activo y un número de contacto del solicitante para comunicarte información de interés.
Canales de atención
De igual forma, Osinergmin pone a tu disposición diversos canales para lograr absolver tus dudas, como la plataforma virtual de Osinergmin (PVO), las oficinas regionales a nivel nacional, el servicio telefónico de atención al ciudadano las 24 horas al día y los siete días a la semana al cual podrás acceder comunicándote al (01) 219-3410 si te encuentras en Lima, mientras que si permaneces en provincia puedes llamar a la línea gratuita 0800-41800.
Osinergmin también cuenta con un número de whatsapp, el cual es el 961 777 777, y con un correo electrónico cuya dirección es .
Visita técnica y resultado de la solicitud
Después de haber ingresado todos los documentos solicitados pasarás a la segunda parte del proceso en la cual recibirás una visita técnica por parte de Osinergmin, en donde se te supervisará si cumples con los requerimientos técnicos dentro de tu negocio.
El siguiente paso, paso 3, será esperar los resultados de Osinergmin. Si todo está bien con tu proceso pasarás de frente al último paso de todo el proceso en donde te llegará un correo con la “resolución y ficha de registro”, la cual contendrá la información sobre las obligaciones que deberás cumplir desde ahora como agente que comercializa hidrocarburos.
Subsanación de observaciones
Por el contrario, si el correo que te llegó es el de “oficio de observaciones” eso significará que tienes cosas por subsanar y que tendrás 5 días hábiles para hacerlo y enviar dichas subsanaciones por la ventanilla virtual de Osinergmin (VVO).
Si todo está bien con tus subsanaciones se te emitirá la ficha de registro, sin embargo, si aún continúan las fallas se te denegará la solicitud.
Obligaciones después de obtener el registro
Actualizar la póliza
Una vez que ya eres agente formal de distribución de GLP envasado lo que tienes que hacer es registrar y actualizar la póliza de seguro en la plataforma virtual de Osinergmin (PVO), ya que conforme a lo señalado en el artículo 4° de la R.C.D. N° 090-2021-OS/CD: «Quienes inicien Actividades de Hidrocarburos a partir de la entrada en vigencia de la presente resolución, tendrán un plazo de treinta (30) días calendario, para registrar la información relacionada a la(s) póliza(s) de seguro que cubre(n) la actividad o actividades de hidrocarburos, por cada instalación autorizada».
Registrar y actualizar precios
Hay que tener en cuenta que los establecimiento de venta de balones de gas deberán cumplir con la labor de registrar y actualizar los precios de venta al público, para ello, hay un sistema llamado PRICE, en donde podrás actualizar permanentemente los precios del producto ofrecido.
Osinergmin realizará visitas periódicas ára verificar que el sistema se encuentre actualizado en los precios. De no ser así impondrán sanción al establecimiento.
Compras, marca y capacidad autorizada
De igual manera, a la hora de realizar los pedidos hay que ingresar a la plataforma virtual de Osinergmin (PVO), medio por el cual siempre se deben hacer las compras para evitar sanciones o incluso la suspensión del registro de hidrocarburos.
Recuerda siempre mantener la póliza de seguros vigente, vender balones de gas con la marca de la planta envasadora que te emitió el “certificado de conformidad” y no exceder nunca la capacidad de almacenamiento autorizado.
Facultades de Osinergmin
- Solicitar a los Locales de Venta de GLP y a las empresas envasadoras, toda la información que sea necesaria para el cumplimiento de sus funciones de supervisión y fiscalización.
- Inspeccionar en cualquier momento las instalaciones de los Locales de Venta de GLP a efectos de verificar el cumplimiento de la normativa vigente.
- Iniciar un Procedimiento Administrativo Sancionador, así como imponer las medidas administrativas respectivas al Local de Venta de GLP y a la empresa envasadora que le emitió el Certificado de Conformidad respectivo, en caso de verificar la existencia de una probable infracción administrativa sancionable.
Recomendaciones para organizar la distribución
Comenzar con una zona de reparto pequeña
Uno de los errores más comunes al comenzar es querer cubrir demasiado territorio desde el primer día. Eso puede hacer que te demores en las entregas, gastes más en combustible y termines dando un servicio irregular.
Para una pyme que recién empieza, suele ser mucho mejor partir en una comuna o en sectores bien definidos, donde puedas responder rápido y conocer mejor a tus clientes. Además, trabajar en una zona más chica te ayudará a ordenar mejor los horarios, planificar rutas y detectar cuáles son los sectores donde más se repiten los pedidos.
Contar con distintos tamaños de cilindro
Los cilindros de gas son caros, así que los clientes siempre van a comparar precios antes de comprar. Por eso, tener precios competitivos, un servicio de buena calidad y disponibilidad de cilindros en distintas medidas puede ayudarte mucho a destacar frente a otros negocios.
No siempre ganará el más barato, sino la empresa que logre un buen equilibrio entre precio, cumplimiento y buena atención. Puede que en una casa necesiten un cilindro de 45 kg y que en otra usen uno de 5 kg para una estufa, así que te conviene tener stock de distintas medidas para no perder clientes.
La idea es que no te falte stock, pero también que hagas un cálculo aproximado de cuánto vendes de cada medida.
Rapidez y organización de pedidos
La opción más clásica es tener un número de contacto para que te llamen a hacer los pedidos, pero hoy también te pueden escribir por WhatsApp, así que la idea es que estés atento tanto a las llamadas como a los mensajes.
Una buena opción es tener a una persona que reciba los pedidos y luego los derive a los repartidores. Incluso existen aplicaciones que te ayudan a calcular las mejores rutas para gastar menos combustible y entregar más rápido.
Por ejemplo, si te entran dos pedidos al mismo tiempo, puedes ingresar ambas direcciones y elegir el recorrido más conveniente. Si estás recién partiendo y trabajas tú solo, al comienzo puedes encargarte de todo.
Pero probablemente se te hará más difícil atender bien los pedidos mientras vas manejando o justo estás entregando un balón de gas.
Visibilidad local
La distribución de gas es un negocio bastante tradicional. Muchas veces los clientes te llaman, te escriben por WhatsApp o incluso esperan a que el camión pase por su calle.
Pero eso no significa que debas dejar de lado el marketing. Hoy también puedes tener redes sociales y subir contenido informativo o entretenido sobre tu negocio, porque eso te puede ayudar a mostrar tus precios, tus horarios, tu cobertura y la forma en que atiendes.
Si tu distribuidora de gas se ve activa y confiable, será mucho más fácil que nuevos clientes se animen a comprarte.
