Consideraciones para la evaluación y selección de tecnología

La evaluación y selección de tecnología debe comenzar por las necesidades, los objetivos y las restricciones del proyecto, no por una herramienta concreta. Es necesario analizar la situación actual, definir los requisitos funcionales y no funcionales, comparar alternativas viables, comprobar su compatibilidad e integración, valorar los costes y confirmar que la organización dispone de las capacidades necesarias para utilizar, mantener y evolucionar la solución.

La decisión debe basarse en criterios documentados y verificables, con la participación de las áreas usuarias, directivas y técnicas. Una tecnología adecuada no es necesariamente la más avanzada ni la más barata, sino la que ofrece mayor valor para el contexto de la organización, reduce riesgos, puede implantarse de forma realista y mantiene su utilidad a largo plazo.

La tecnología como medio para alcanzar los objetivos

La idea de un proyecto de inversión muy rara vez comienza con la tecnología a ser aplicada. En lugar de esto, el inversionista toma como punto de partida la disponibilidad de algún recurso o la identificación de una buena oportunidad de mercado.

La selección de la tecnología es una parte de la estrategia tecnológica más amplia de la empresa. Se trata de una metodología que consiste en analizar el caso de negocio y elegir la tecnología o pila tecnológica que lo resuelva con mayor eficacia.

Es relevante mencionar que la decisión de un proceso de incorporación de software, no solamente involucra aspectos técnicos, sino que además depende en gran medida de los procesos internos y la estructura orgánica del área involucrada, de la madurez y competencias en materia de Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC) del personal de la propia área, en concordancia con la claridad y alineación del objetivo del proyecto o servicio a resolver con respecto al valor mismo de la solución que se está evaluando.

Las opciones tecnológicas deben considerarse como un medio para obtener ventajas y mejoras al área universitaria y no, como un fin por sí mismas.

Una empresa tiene numerosos departamentos y equipos, cada uno con su propio objetivo final. Antes de proceder a la selección del software, es necesario establecer una base común entre los numerosos componentes de una organización.

Para lograrlo, una empresa debe adoptar una sólida jerarquía de liderazgo interno y apoyo ejecutivo junto con un marco de gobernanza que represente a todos los departamentos de la forma más equitativa posible.

1. Confirmar el alcance, el problema y los objetivos

Antes de analizar productos, proveedores o arquitecturas, es necesario confirmar qué problema se pretende resolver, cuál es el alcance real del proyecto y qué resultados justificarían la inversión.

Al preparar el proyecto detallado, los solicitantes junto con el técnico local, deben realizar una serie de supuestos acerca del alcance de la inversión.

Un primer paso, por lo tanto, es confirmar y, de ser necesario, hacer ajustes en el alcance de la producción propuesta en el perfil inicial.

El estudio de mercado (o la demanda de proyectos que no cuentan con mercado para sus productos) debe indicar si el alcance propuesto originalmente es realista en cuanto a la demanda y a los precios.

Antes de explorar opciones de software, defina claramente las necesidades y objetivos específicos de su empresa.

Para realizar la definición se tienen que analizar los siguientes aspectos que permitan comprender la situación actual del área universitaria: la problemática actual, los procesos, áreas y actores involucrados, los objetivos que se pretenden lograr, los beneficios e impactos esperados, así como las restricciones de tiempo y presupuesto.

Los objetivos deben describir qué se espera conseguir y no limitarse a mencionar que se desea adquirir o implantar una determinada tecnología.

• Mejor retención de clientes.
• Desarrollo de la moral en el lugar de trabajo.
• Reducción de las perspectivas de litigio.
• Mejora de la productividad.
• Reducción de errores y duplicidades.
• Mejor acceso a información y datos históricos.
• Mayor capacidad de colaboración y comunicación.

El caso de negocio debe explicar por qué la organización necesita intervenir, qué alternativas tiene y qué valor se espera obtener.

Contar con un sólido argumento comercial hará que las empresas no se limiten a seleccionar la tecnología porque sí.

Si esto ocurre, se produce lo que se conoce como shelfware: una herramienta de software adquirida que nunca se pone en uso independientemente de su calidad inherente.

Analizar los recursos y las restricciones

La cantidad de los recursos disponibles también puede ser relevante para establecer el alcance de la producción.

Si bien los solicitantes usualmente están concientes de las limitaciones que la disponibilidad de tierra presenta, con frecuencia olvidan tomar en cuenta una necesidad tan importante como el agua - por ejemplo, en los proyectos de riego.

Otro recurso básico que por lo general se da por descontado es la disponibilidad de mano de obra.

El tiempo, el presupuesto, el personal, la infraestructura, los conocimientos disponibles y las restricciones legales deben formar parte del análisis inicial.

Cuando se busca determinar el alcance adecuado de la inversión, siempre tenga en cuenta la posibilidad de llevar a cabo la inversión en fases; es decir, comience en pequeño con la intensión de expandirse a futuro si todo va bien.

Sin embargo, el establecimiento de fases para la producción es posible solo si los recursos financieros están disponibles por un largo período de tiempo.

2. Identificar a las partes interesadas y establecer una gobernanza

La evaluación no debe quedar exclusivamente en manos del departamento técnico. Las personas que utilizarán, financiarán, administrarán o recibirán los efectos de la tecnología deben participar en la definición y validación de los criterios.

Elaborar la matriz de involucrados/interesados que permita identificarlos y gestionarlos de manera adecuada durante el desarrollo del proyecto o simplemente para mantener una referencia de consulta en caso de que se requiera.

Esto es particularmente útil, como ejemplo no limitativo, para cuando el alcance y la complejidad del proyecto de incorporación del software tiene fronteras más allá de la propia área universitaria, lo que hace que sea un gran número de personas involucradas a las que se deban gestionar en términos de establecer una comunicación efectiva con todos ellos.

Además, ayudará a disminuir los riesgos referentes a fallas en esta gestión que pudieran generar una mala ejecución del proyecto o en el peor de los casos hasta en el fracaso del mismo.

Las partes interesadas, no técnicas, deben entender las estrategias tecnológicas.

Por lo tanto, se debe evitar el uso de terminología relacionada con la informática.

Implicar al equipo desde el principio es crucial.

A la hora de elegir una nueva tecnología, solicite la opinión de quienes la utilizarán a diario: estimadores, jefes de proyecto, capataces.

Sus opiniones pueden orientar el proceso de selección y garantizar que la tecnología se ajuste a las necesidades prácticas de la obra.

Además, cuando los empleados sienten que se valora su opinión, es más probable que acepten el cambio.

3. Documentar y priorizar los requisitos

Una decisión objetiva exige transformar las necesidades generales en requisitos concretos, medibles y priorizados.

Documentar una matriz de requerimientos que describa a detalle las características requeridas para el nuevo sistema de información o aplicación, indicando si estas características son obligatorias o deseables.

La matriz debe incluir, como mínimo:

• Identificador.
• Requerimientos funcionales o no funcionales.
• Propósito.
• Clasificación.
• Área(s) solicitante(s).
• Prioridad.

Se han de considerar los criterios de calidad requeridos en el(los) producto(s) de software (también denominados requerimientos no funcionales) tomando en cuenta que la prioridad o enfoque entre estos criterios puede cambiar significativamente de acuerdo con los fines del sistema o aplicación.

Para determinar los criterios que ha de tener la solución, se presenta una guía para la especificación de requerimientos no funcionales:

• Seguridad.
• Eficiencia.
• Compatibilidad.
• Usabilidad.
• Mantenimiento.
• Interoperabilidad.
• Confiabilidad.
• Portabilidad.
• Restricciones de diseño y construcción.
• Documentación y capacitación necesaria.

Validar la matriz de requerimientos mencionada en el punto anterior con los involucrados del proyecto, servicio o proceso que puedan confirmar la necesidad, impacto y valor de cada rubro, las características que son obligatorias, así como aquellas características que pueden clasificarse como opcionales o deseables.

Esta verificación de requerimientos es una parte relevante del proceso para eliminar la subjetividad al mismo.

Realizar la ponderación de la matriz de requerimientos para determinar la prioridad de cada uno de ellos.

4. Evaluar la situación tecnológica actual

Antes de invertir en cualquier tecnología nueva, una empresa debe evaluar la capacidad básica de su entorno informático actual para que cualquier modificación que realice sea una mejora necesaria.

Esto permitirá a las empresas inspeccionar los pormenores de las nuevas tecnologías que adquieran y aprovechar sus ventajas, a la vez que evitan los peligros de su antiguo sistema.

¿Se están aprovechando o utilizando plenamente las tecnologías utilizadas actualmente?

¿Por qué cambiar de tecnología si las actuales pueden manejar la situación perfectamente con un poco más de utilización?

Asegúrate de que las razones por las que está evaluando la tecnología sigan existiendo incluso después de tener en cuenta las capacidades de sus tecnologías actuales.

Cambiar tecnologías por cambiar tecnologías es una pérdida de tiempo, esfuerzo y dinero.

A menos que la tecnología proporcione un beneficio enorme, es probable que no valga la pena.

La evaluación debe comprobar si existen problemas reales como disminución de la productividad, duplicación del trabajo, mala comunicación, falta de integración, frustración persistente del equipo o desconexión entre departamentos.

• Frustración persistente del equipo.
• Disminución de la productividad.
• Gestión de documentos.
• Trabajo duplicado y mala comunicación.
• Desconexión departamental.

La nueva tecnología debe ofrecer una ventaja significativa sobre las tecnologías utilizadas actualmente.

Cambiar el proveedor de bases de datos relacionales A al proveedor de bases de datos relacional B cuando no usa ni usará ninguna característica diferenciadora de ninguno de los dos es un desperdicio.

5. Considerar las alternativas disponibles

Una vez que se realizó el análisis de las características requeridas por la nueva aplicación y se validó que éstas responden a los requerimientos y expectativas de los diferentes involucrados en el proyecto, es recomendable que el área universitaria realice un ejercicio de evaluación completo de las diversas opciones para satisfacer dichas necesidades.

La creencia generalizada dicta que toda organización es única y que es improbable que encuentre una solución existente que se ubique implantada en otra organización que le pudiera resultar de utilidad y cubrir sus necesidades.

La experiencia práctica en procesos formales relacionada con procesos de adquisición de software indica que realizar un estudio completo propicia la obtención de resultados favorables; no únicamente en términos de costo y tiempo, sino en diversos criterios de calidad de software, empezando por la propia funcionalidad que ofrece un producto determinado.

Es conveniente considerar las siguientes opciones:

1. Adopción de algún software ya existente en una entidad universitaria u organización con un proceso similar.
2. Software como un servicio (Software as a Service, SaaS).
3. Adquisición de soluciones comerciales o de software libre.
4. Fortalecimiento o migración de versión o tecnología de algún sistema hecho a la medida ya existente en la entidad o dependencia universitaria.
5. Desarrollo de software a la medida.

Ninguna de las opciones es mejor que otra por sí misma, sino que la elección de una alternativa depende en gran medida de las necesidades del área universitaria.

La existencia de sistemas de información similares desarrollados a la medida en alguna otra área universitaria que puedan ser compartidos o reutilizados.

La posibilidad de suscribirse por un tiempo definido a un servicio de software para usarlo de manera remota ya sea conectándose a los servidores del proveedor o a la nube de este último, usualmente con un pago mensual o anual.

La existencia de herramientas (comerciales o libres) que cumplan con las características requeridas, que puedan ser fácilmente adaptadas y que requieran una curva de aprendizaje baja.

La conveniencia de fortalecer el sistema desarrollado a la medida que se encuentra actualmente en uso evaluando la alternativa de modificar o crear algunos módulos de un sistema.

La posibilidad de realizar una migración por medio de herramientas automáticas que conserven la funcionalidad actual de un software desarrollado a la medida hacia una nueva versión o tecnologías usadas.

La opción de realizar un desarrollo completo a la medida, ya sea de manera interna en el área universitaria o subcontratando a un proveedor externo.

Adoptar una solución existente

Algunas organizaciones crean una barrera para aceptar esta alternativa dado que tienen la creencia de que son únicas y que es improbable que pueda utilizarse una solución que está en otra organización.

También es importante mencionar que dentro de la Universidad existen procedimientos que deben ser llevados de manera estandarizada en diversas dependencias y debido a ello se sugiere tomar en cuenta está alternativa para poder tomar una correcta decisión.

La ventaja de adquirir una solución existente usualmente es muy significativa en cuestión de reducir los tiempos de implementación para tener la solución operando, en costos de adquisición, en el aprovechamiento de los recursos de la Universidad, disminución de riesgos al cubrir la mayor cantidad de requerimientos, rapidez en el tiempo de capacitación y aprendizaje de utilización de los usuarios, así como en la evolución del software.

6. Investigar las tecnologías y el mercado

Una vez definidos los requisitos, el siguiente paso es investigar las tecnologías disponibles que pueden satisfacerlos.

Las tecnologías disponibles y emergentes en el mercado.

Esto ayudará a delimitar una categoría de mercado que se ajuste al caso de negocio de la empresa, que ayude así a encontrar una nueva tecnología para actualizar los sistemas antiguos.

Una categoría de mercado es un conjunto aproximado de tecnologías que compiten entre sí y que funcionan y resuelven problemas parecidos.

Por ejemplo, si una empresa necesita un sistema de acceso seguro para su sitio web, un buen lugar para empezar sería el Identity and Access Management (IAM) dentro del mercado.

Investigue a fondo las opciones de software disponibles en el mercado.

Explore reseñas, estudios de casos y testimonios para conocer el rendimiento del software en situaciones reales.

Preste atención a la reputación de los proveedores y a la longevidad de sus soluciones.

¿Hay una buena cantidad de tutoriales y documentación?

Asegúrate de que cualquier tecnología nueva que adoptes tenga amplia documentación, tutoriales y ejemplos de código.

También es importante asegurarse de que la documentación esté actualizada y sea precisa: las API que cambian rápidamente pueden hacer que los tutoriales, incluso de unas pocas semanas, sean completamente irrelevantes.

¿El ecosistema de la tecnología está creciendo o menguando?

Un ecosistema en crecimiento es un buen indicador de salud: la gente está adoptando la tecnología por una razón.

Sin embargo, si la gente está abandonando la tecnología en masa, es hora de descubrir por qué.

¿La tecnología está respaldada por patrocinadores relevantes?

La tecnología respaldada por patrocinadores corporativos y grandes comunidades suele ser mucho más confiable que las tecnologías creadas por un solo desarrollador durante el fin de semana.

7. Analizar la estabilidad y la evolución tecnológica

Comprometerse con una tecnología puede ser una decisión a largo plazo con consecuencias de gran alcance.

Asegúrese de dedicar suficiente tiempo a considerar la situación antes de tomar la decisión.

Estabilidad de las API

¿Dispone de una API estable?

Una tecnología con una API que cambia rápidamente presenta importantes desafíos de desarrollo.

Cada vez que actualizas, corres el riesgo de dañar partes centrales del sistema, lo que te obliga a reescribir las cosas que cambian una y otra vez.

La alternativa a esto es no actualizar en absoluto, lo que te dejará atascado usando una tecnología a la que le pueden faltar funciones o parches de seguridad que necesita.

Asegúrate de que la API sea estable y tenga un historial comprobado de soporte a largo plazo y hojas de ruta de desuso adecuadas, o puedes encontrarte con dificultades para construir castillos en arenas en constante cambio.

Ritmo de cambios y compatibilidad futura

¿Cuánto costaría mantenerse al día con los cambios?

El tiempo de desarrollo cuesta dinero.

Los desarrolladores necesitan leer y aprender los cambios, el código debe cambiar.

Si la tecnología cambia muy rápidamente, hay que mantenerse al día.

¿Se siguen añadiendo o eliminando piezas importantes?

Al igual que una API cambiante, si no sabes cómo se verá la plataforma incluso en el corto plazo, es probable que sufras por ello.

Si de repente eliminan un componente clave del que depende tu software, o agregan una forma de hacer algo que se convierte en el núcleo de la plataforma después de haber escrito el código, entonces el cambio puede resultar costoso o incluso imposible sin reescribir el codigo.

¿La tecnología se está actualizando?

Si se publican periódicamente parches, funciones, correcciones de errores y actualizaciones de seguridad, es una gran ventaja sobre tener que vivir con vulnerabilidades y errores.

¿El lenguaje en el que se basa la tecnología es ampliamente utilizado y está ganando popularidad?

A veces, una tecnología puede parecer estable en sí misma, pero estar construida sobre una base completamente inestable.

Verifica que las tecnologías que utiliza sean sólidas y confiables.

Si fracasa, es probable que la tecnología que estés evaluando también se vea afectada.

¿La tecnología tiene una hoja de ruta clara y el apoyo de una comunidad activa?

La tecnología debe poder adaptarse a futuras necesidades y cambios del proyecto.

También es necesario evaluar el riesgo de que la tecnología quede obsoleta a corto o medio plazo.

8. Evaluar la funcionalidad y la adecuación al proyecto

Céntrese en las funciones básicas que ofrece el software.

Asegúrese de que el software es capaz de gestionar la complejidad y envergadura de sus proyectos.

Antes de decidir, debe comprobarse si la solución cubre los requisitos obligatorios y cuáles de los requisitos deseables puede satisfacer sin modificaciones excesivas.

¿Ofrece la tecnología una ventaja significativa sobre las tecnologías utilizadas actualmente?

La tecnología seleccionada debe resolver el problema identificado y no añadir complejidad sin un beneficio proporcional.

¿Se puede utilizar la tecnología para uso en producción?

Algunas tecnologías simplemente no son apropiadas para su uso en producción.

Si estás experimentando, está bien, pero es probable que desees que la tecnología se utilice en un entorno de producción.

Asegúrate de que la tecnología que elijas sea lo suficientemente madura para eso, y no solo la herramienta de un aficionado.

¿Se puede cambiar fácilmente el comportamiento de la tecnología según el objetivo o el entorno?

Es probable que tenga varios entornos para el desarrollo, incluidos servidores de prueba y de entornos beta.

Es posible que también tengas múltiples entornos de producción: diferentes clientes pueden requerir diferentes comportamientos de la tecnología.

Si es difícil cambiar la tecnología según el objetivo o el entorno, es posible que necesite encontrar una solución alternativa.

9. Evaluar la integración, la interoperabilidad y las dependencias

La interoperabilidad de la herramienta se centra en la capacidad de la nueva tecnología para comunicar la información sin problemas con otras herramientas existentes en la empresa.

Esto garantiza que la nueva tecnología se integre en los sistemas ya existentes.

Evalúe el grado de integración del nuevo software con sus sistemas actuales.

La perfecta integración con herramientas como software de contabilidad y CRP, sistemas CRM y otras herramientas de gestión de proyectos es crucial para mantener la eficiencia del flujo de trabajo.

También debe evaluarse la compatibilidad con el hardware y los sistemas operativos existentes para evitar actualizaciones o sustituciones costosas.

¿La tecnología combina bien con las tecnologías existentes que se utilizan en tu organización?

Asegúrese de que las decisiones tecnológicas que tomes tengan en cuenta la dirección de la organización.

Si compras un IDE basado en Windows para tu equipo de desarrolladores usan Mac, es sin duda una mala decisión de compra.

Si tu organización utiliza principalmente Sharepoint, puede que no sea una buena idea comprar módulos de Drive.

¿Qué tan fácil es cambiar los sistemas existentes para utilizar la nueva tecnología?

Si la integración con tus sistemas existentes es increíblemente rápida y sencilla, es una ventaja, ya que brinda la oportunidad de obtener valor de la tecnología mucho más rápido.

¿La tecnología depende de la presencia de otras tecnologías?

Cuando incorporas una dependencia, incorporas todas sus otras dependencias y sus dependencias, y así sucesivamente.

Asegúrate de evaluarlos también.

La revisión debe abarcar las interfaces, los formatos de datos, los mecanismos de autenticación, las dependencias técnicas, los sistemas operativos, el hardware y los procesos de despliegue.

10. Medir la escalabilidad y la flexibilidad

Elija una solución que pueda crecer con su empresa.

El sector de la construcción es dinámico y su software debe adaptarse a las demandas cambiantes.

Considere si el software puede gestionar proyectos más grandes, más usuarios y funcionalidades adicionales a medida que su empresa crece.

La flexibilidad en términos de personalización y configurabilidad también es importante para adaptar el software a sus flujos de trabajo específicos.

¿Cuánta personalización se requiere para que la tecnología funcione para tus necesidades actuales y futuras?

Las soluciones listas para usar a veces no hacen lo que necesitas y es necesario trabajar duro para transformarlas para que hagan lo que deseas.

Considera los costes asociados con las modificaciones.

La escalabilidad debe analizarse junto con la capacidad de mantener el rendimiento, la seguridad y la facilidad de administración cuando aumenten los usuarios, los datos, las transacciones o las integraciones.

¿Se puede implementar la tecnología de la forma que necesitas?

Asegúrate de que la tecnología pueda soportar fácilmente tus escenarios de implementación.

Si es necesario implementarlo manualmente y tu proceso depende de implementaciones automáticas, es posible que tengas problemas.

11. Valorar la seguridad, la fiabilidad y el rendimiento

¿Es la tecnología segura?

Si estás utilizando una tecnología insegura, deberás asegurarte de que las infracciones no causen daños ni provoquen infracciones en otros sistemas.

Si la tecnología no es segura, es mejor que no se utilice para nada que requiera tecnologías seguras.

La seguridad debe evaluarse como un requisito desde el principio y no como una comprobación posterior a la selección.

También deben considerarse las actualizaciones de seguridad, la gestión de vulnerabilidades, la protección de datos, la configuración de accesos y la capacidad de respuesta ante incidentes.

¿Es la tecnología eficaz?

Es probable que tu organización tenga ciertos requisitos de desempeño.

Asegúrate de que la tecnología cumpla con esos requisitos.

La solución debe evaluarse en condiciones cercanas al uso real, especialmente cuando el rendimiento pueda verse afectado por el volumen de información, el número de usuarios o la disponibilidad de las integraciones.

La confiabilidad comprende la capacidad de mantener el servicio disponible y de recuperar la operación cuando se produce un fallo.

12. Analizar la usabilidad, el aprendizaje y el talento disponible

¿Es utilizable la tecnología?

Asegúrate de poder utilizar la tecnología.

Si la tecnología requiere una conexión a Internet siempre activa y tu entorno no tiene conexiones o són irregulares, tendrás un problema.

La facilidad de aprendizaje influye directamente en el tiempo de implantación, la productividad y la aceptación del cambio.

Si tuvieras que contratar un equipo de desarrolladores para utilizar esta tecnología en 2 semanas, ¿podrías hacerlo fácilmente?

Usar un lenguaje asombroso que sólo conocen tres personas en el mundo no es una buena decisión comercial.

Asegúrate de tener acceso a un suministro constante de talento disponible que conozca la tecnología.

Si tuvieras que formar a un equipo de desarrolladores para utilizar esta tecnología en 2 semanas, ¿podrías hacerlo fácilmente?

Si no puedes contratar, tendrás que formar; debes considerar qué tan complejo es aprender una tecnología antes de adoptarla.

Si se necesita un año de formación intensa para aprender y comprender una tecnología, entonces el acceso a una oferta de talento de repente se vuelve mucho más importante.

¿Cuánto cuesta contratar a los desarrolladores que conocen esta tecnología en comparación con los desarrolladores actuales?

Si una tecnología mejora la efectividad del desarrollo en un 20%, pero los desarrolladores que conocen la tecnología cuestan un 80%, simplemente no vale la pena.

Considera el coste de las contrataciones.

¿Tu organización tiene las habilidades para utilizar la tecnología?

Una tecnología puede ser perfecta, pero si tu organización no tiene las habilidades necesarias para aprovechar los beneficios de la tecnología, también podría utilizar un pisapapeles virtual.

Encontrar o formar talento.

¿Conoces algún experto en la tecnología?

Tu o tu equipo podéis acabar sin problema o quedaros estancados en cierto punto.

Eventualmente te encontrarás con una situación en la que necesitarás la ayuda de un experto.

Asegúrate de poder encontrar uno antes de que lo necesites.

Los expertos pueden ayudarte a evitar errores y malas decisiones de diseño que pueden tardar meses o incluso años en revelarse.

13. Evaluar el soporte, la documentación y el ecosistema

La formación que deben recibir los especialistas en integración si la empresa opta por adquirir una nueva tecnología.

Esto es para que tengan suficiente conocimiento sobre la tecnología para implementarla de la mejor manera.

¿Existe una buena cantidad de bibliotecas y herramientas de terceros disponibles para esta tecnología?

Una tecnología base puede ser excelente, pero si no tiene un ecosistema de terceros, podría ser un problema.

Tus únicas opciones serían desarrollar tus propias herramientas, esperar a que el proveedor las proporcione o arreglártelas sin ellas.

Asegúrate de que haya suficientes bibliotecas y herramientas que te permitan lograr lo que necesitas.

Los productos que cuentan con una sólida red de socios comerciales y defensores de terceros pueden tener también una sólida comunidad de expertos y trabajadores que pueden ofrecer su apoyo en caso de preguntas o dificultades.

Evalúe el nivel de asistencia y formación que ofrece el proveedor.

Una solución de software es tan buena como su usabilidad, y una formación adecuada es esencial para una adopción satisfactoria.

Busque proveedores que ofrezcan una asistencia completa, con formación personalizada para el usuario, documentación de ayuda de fácil acceso, tutoriales en vídeo a la carta y un servicio de atención al cliente accesible.

Mantenimiento, reparación y repuestos

En otras palabras, cuando se selecciona una tecnología es necesario asegurarse que existe la capacidad para reparar y mantener este equipo.

Esto se aplica no solamente a la maquinaria de procesamiento y manufacturación, sino también a los vehículos y equipos de oficina, en especial maquinaria "delicada", como copiadoras.

¿Cuenta el equipo con una garantía o contrato de servicios, ofrecida por el fabricante para mantener el quipo en buenas condiciones?

De ser así, ¿cuánto tiempo dura la garantía?

¿A quién emplea el fabricante para esta labor, y cuán lejos se encuentran los proveedores de estos servicios?

¿Existen otros usuarios para el mismo tipo de tecnología en el área de operaciones del proyecto?

¿Quiénes son?

¿Están satisfechos con la atención que reciben en lo relacionado a repuestos y servicios?

¿De dónde provienen los repuestos para el mantenimiento de la maquinaria?

¿Cuentan estos con un inventario suficientemente amplio de repuestos?

No hay nada peor que descubrir cuando una máquina se daña, en la mitad de la estación alta, que el repuesto vital demorará dos semanas en llegar del país de origen.

¿Requiere una máquina del servicio de un experto capacitado en la fábrica?

¿Puede un mecánico competente mantener el quipo?

Si se requiere la presencia de un experto formalmente capacitado, ¿dónde encontrar al experto más cercano?

¿Cuánto cobra por visita?

14. Considerar la experiencia operativa y la asistencia técnica

Un factor que con frecuencia se omite en el cálculo tecnológico es la relación que existe entre la tecnología adoptada y la experiencia y capacidad de los inversionistas.

Si la tecnología requiere de un nivel de manejo que trasciende las habilidades del grupo, esto puede tener impactos serios en la calidad del producto o simplemente, tener como resultado el fracaso del proceso en su totalidad.

A menos que las personas involucradas tengan una amplia experiencia previa con estas tecnologías, se recomienda que contacten a un administrador técnico externo, o que seleccionen una alternativa más simple.

La asistencia técnica se puede presentar en la forma de capacitación al personal del proyecto antes del inicio del mismo o en la forma de expertos técnicos que estén disponibles si se presentan problemas.

Aun en el caso de emplear una tecnología más simple, si los participantes no cuentan con una experiencia previa se debería incluir el acceso a la asistencia técnica como parte de los costos de inversión.

En general, es inaceptable para un proyecto el que se aprenda sobre la base de ensayo y error durante las etapas iniciales de implementación.

¿Para cuáles operaciones necesitará el personal del proyecto recibir capacitación (o por lo menos un fortalecimiento de las capacidades existentes)?

¿Será posible que el personal del proyecto cuente con apoyo técnico externo durante los primeros meses (o años) de las actividades del proyecto?

¿Será suficiente contar con visitas periódicas o se requerirá la presencia del técnico a tiempo completo durante los meses iniciales?

¿Habrá necesidad de contar con equipo de control de calidad?

¿Quién operará este equipo?

¿Debe esta persona ser certificada o tener una calificación de otro tipo?

15. Analizar los costes y el valor total

Aunque el coste no debe ser el único factor, es esencial tener en cuenta el coste total de propiedad.

Esto incluye los costes iniciales, las cuotas de suscripción, la implantación, la formación y la asistencia continua.

Los costes de informática pueden incluir una serie de costes inmediatos o a corto plazo, así como el coste total de propiedad (TCO, por sus siglas en inglés) que incluye los gastos a largo plazo relacionados con las licencias, el mantenimiento y las actualizaciones.

¿La tecnología tiene tarifas o costes asociados?

Algunas tecnologías son caras: decenas de miles de euros al mes en licencias no es una broma.

Incluso las tarifas mensuales más pequeñas de los proveedores de servicios se acumulan, especialmente si se tiene en cuenta que probablemente necesitarás docenas de otros servicios, todos cobrando tarifas.

Realizar un análisis costo-beneficio de las alternativas, tomando en cuenta los recursos humanos, financieros y de tiempo disponibles para realizar el proyecto.

Asegúrese de que el software proporciona un buen retorno de la inversión al mejorar la eficiencia, reducir los errores y mejorar los resultados del proyecto.

La negociación de los precios comienza desde las fases iniciales del proyecto.

Se trata de informar a los posibles proveedores de que el precio es un factor influyente en el proceso de toma de decisiones de la empresa.

Sin embargo, la elección final de la tecnología no debe basarse únicamente en los costes monetarios.

En lugar de optar por la opción más barata, es mejor para la empresa seleccionar una tecnología que promueva un alto valor empresarial y se ajuste razonablemente al presupuesto.

16. Evaluar la dependencia del proveedor y la reversibilidad

¿El uso de la tecnología bloquea a la organización en el ecosistema de esa tecnología?

La flexibilidad es importante.

A veces, pasar a una tecnología significa una relación comercial muy larga con el proveedor y el ecosistema.

Comienza a confiar en todo lo que te proporciona el proveedor, incluidos consultores, formación, soporte, módulos, parches, tecnologías, etc.

Asegúrese de que estás de acuerdo con la dependencia del proveedor y de que seguirá estando de acuerdo con ello los próximos años.

¿Qué tan fácil es alejarse de la tecnología?

Poder revertir rápidamente una mala decisión tecnológica es una ventaja.

Si la tecnología no se entrelaza con tus sistemas y se puede revertir o reemplazar fácilmente, se reduce el riesgo de adoptar la tecnología.

La evaluación debe considerar la posibilidad de exportar los datos, sustituir componentes, migrar configuraciones y mantener la operación durante una transición.

17. Realizar pruebas, prototipos y demostraciones

Probar una tecnología antes de comprometerse con ella es una práctica muy recomendable.

Testing or prototyping before committing to a technology is a highly recommended practice.

Esto permite evaluar directamente si la tecnología es adecuada para las necesidades específicas del proyecto.

Antes de tomar una decisión definitiva, solicite una prueba o demostración del software.

Involucre a las principales partes interesadas en el proceso de prueba para recabar opiniones sobre su facilidad de uso, funcionalidad y adecuación general a su empresa.

Esta experiencia práctica le ayudará a tomar una decisión informada y a asegurarse de que el software cumple sus expectativas.

Los licitadores también pueden realizar pruebas de concepto (PoC, en inglés) que permiten a las empresas ver la tecnología en acción.

Durante la fase de prueba de concepto, los proveedores intentan replicar una implementación final y dar cabida a pruebas prácticas por parte de los miembros de la empresa siempre que sea posible.

La prueba debe emplear casos de uso representativos, datos suficientemente realistas y los sistemas con los que la tecnología tendrá que interoperar.

Una demostración comercial no sustituye a una prueba controlada de los requisitos críticos.

18. Comparar proveedores y formalizar la evaluación

Tras la investigación de la etapa de descubrimiento técnico, el equipo elabora una «larga lista» de posibles vendedores o proveedores de tecnología.

Pueden ser los propios proveedores de software u otras organizaciones proveedoras de servicios, como consultorías o agencias de integración.

Algunos factores que forman la larga lista son: la ubicación geográfica, los costes y la convergencia de los conocimientos técnicos.

El equipo reducirá esta lista en una preselección.

Esto se puede hacer al estudiar la situación idílica de un software (la situación empresarial en la que un software resulta más útil) y al comprobar si coincide con el caso de uso actual de la empresa.

Hay tres formas en las que una empresa puede solicitar la atención de los proveedores:

• Una solicitud de información (RFI, por sus siglas en inglés) pide información sobre la tecnología al proveedor.
• La empresa compradora envía una solicitud de propuesta (RFP, por sus siglas en inglés) a los posibles proveedores para que puedan presentar propuestas comerciales desde su perspectiva.
• Por último, se envía una solicitud de presupuesto (RFQ, por sus siglas en inglés) para solicitar información sobre el gasto al proveedor.

El objetivo de una solicitud de propuesta es ampliar el conjunto de posibles proveedores de la empresa compradora.

Así mismo, trata de gestionar el proceso de selección de la tecnología mediante un enfoque estratégico data-driven.

A veces, las empresas envían las tres solicitudes completas o una combinación de algunas.

Aunque la solicitud de propuestas contiene información sobre el contexto del proyecto, un ciclo de preguntas y respuestas contribuirá a acercar relaciones entre lo que la empresa requiere y lo que los proveedores ofertantes ofrecen.

Las propuestas de los proveedores licitadores se evalúan de forma crítica.

La evaluación debe apoyarse en una matriz común para evitar que cada alternativa sea valorada con criterios distintos.

Identificar aquellas alternativas que cumplan con la mayor cantidad de características definidas como indispensables, obligatorias, así como la mayor parte de las deseables indicadas en la matriz de requerimientos al realizar un ejercicio de valoración.

Concentrar la información y presentar un resumen de los resultados obtenidos de la evaluación que apoye la toma de decisiones de los directivos.

19. Determinar si el momento de decidir es adecuado

¿Es necesario tomar ahora la decisión de utilizar esta tecnología?

Si puedes posponer una decisión tecnológica, podrás tomar la decisión cuando tengas más información.

Si no tienes que decidirte por una tecnología ahora, podría tener sentido esperar.

Por supuesto, no te dejes esperar sólo porque no puedes decidir.

La decisión debe equilibrar la necesidad de disponer de información suficiente con el coste de retrasar el proyecto.

Cuando la elección se pospone, es conveniente definir qué información falta y cuándo se revisará la decisión.

20. Planificar la implantación y la adopción

Incluso la mejor tecnología puede alterar el flujo de trabajo si la implantación es lenta o está mal gestionada.

El éxito de la adopción de tecnología depende en gran medida de la aceptación del cambio por parte del equipo.

Formación completa

Una formación adecuada es esencial para implantar con éxito cualquier tecnología nueva.

Organice sesiones de formación práctica que permitan al equipo interactuar con la tecnología en un entorno controlado antes de integrarla plenamente en el proyecto.

Ofrecer oportunidades de aprendizaje continuo y cursos de actualización puede ayudar a resolver cualquier problema que surja y evitar que se acumule la frustración.

Explicar los beneficios

Es más probable que la gente acepte el cambio cuando ve beneficios claros.

Explique cómo la nueva tecnología facilitará su trabajo, lo hará más seguro o más eficaz.

Cuando el equipo entienda las ventajas, es más probable que apoye la transición.

Liderazgo y comunicación

El liderazgo desempeña un papel fundamental a la hora de marcar la pauta para la adopción de la tecnología.

Si la dirección muestra entusiasmo y compromiso con el uso de la nueva tecnología, es más probable que el equipo refleje esa actitud.

Demuestre su voluntad de aprender y utilizar la tecnología, y anime a los demás a seguir su ejemplo.

Establecer una línea de comunicación abierta es clave para abordar las preocupaciones y recabar opiniones.

Consulte periódicamente a su equipo para conocer sus experiencias con la nueva tecnología.

Si surgen problemas, atiéndalos con prontitud e implique al equipo en la búsqueda de soluciones.

Seguimiento de resultados

Con unos criterios claros y un plan de implantación sólido, la adopción de nuevas tecnologías es una inversión que merece la pena y que puede agilizar los flujos de trabajo y mejorar la eficiencia en todos sus proyectos.

La evaluación debe continuar después de la puesta en marcha para comprobar si se alcanzan los objetivos, si aparecen costes no previstos y si la tecnología necesita ajustes.

Por último, reconozca y celebre los hitos conseguidos con la nueva tecnología.

Ya se trate de la finalización con éxito de un proyecto o de un pequeño aumento de la eficiencia, el reconocimiento de estos logros refuerza el impacto positivo de la tecnología y levanta la moral.

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