Cómo implementar un sistema LIFO o FIFO en un almacén

Implementar FIFO o LIFO exige relacionar el método de extracción con el tipo de mercancía, la frecuencia de entradas y salidas, el diseño del almacén y el nivel de control necesario. FIFO significa que la primera mercancía almacenada es la primera en salir, mientras que LIFO establece que el último artículo depositado se retira en primer lugar.

El método FIFO resulta adecuado para productos perecederos, artículos con fecha de caducidad o mercancías que pierden valor con el tiempo. El método LIFO está pensado para productos no perecederos, homogéneos y resistentes al almacenamiento prolongado, especialmente cuando la rotación del stock no es un factor determinante.

Qué significan FIFO y LIFO

Los métodos FIFO y LIFO son sistemas de gestión de inventario muy utilizados en almacenes con un alto volumen y rotación de productos. Ambos tienen nombres muy parecidos, pero son dos tipos de gestión de mercancías totalmente diferentes.

En el método FIFO (First In, First Out), la mercancía que entra primero será la primera en salir. El método LIFO (Last In, First Out) está pensado para productos no perecederos, la última mercancía en entrar, es la primera en salir.

Antes de elegir el método

Hay muchas maneras de gestionar un almacén. Distintos criterios o técnicas para administrar tu inventario y asegurarte de que todo está bajo control. Elegir una u otra depende de muchos factores: el tipo de almacén, la naturaleza de la mercancía almacenada, los procesos de cada empresa, etc.

Los métodos FIFO y LIFO no son excluyentes. Se complementan: el método ABC decide dónde colocar cada referencia y con qué frecuencia revisarla; FIFO y LIFO determinan en qué orden se extrae la mercancía.

Antes de adoptar el sistema FIFO en un almacén, es necesario evaluar si es la mejor opción para el tipo de mercancía y el ritmo logístico de la empresa. Para ello, se deben analizar tres factores clave:

• El coste de los productos.
• La frecuencia de entradas y salidas en el almacén.
• Los plazos de entrega de las unidades.

Decidirte por un método de gestión de stock u otro dependerá del tipo de mercancía y productos que almacenes. Este punto es importante tenerlo en cuenta ya que una gestión deficiente o incorrecta puede suponer pérdidas económicas y de mercancías, y por tanto afectar a la cadena logística.

Cómo implementar un sistema FIFO

1. Define la regla de extracción

El método FIFO (First In, First Out), se basa en un principio muy claro, el primer artículo que entra en el almacén es también el primero que debe salir. Esta lógica permite una gestión eficiente del inventario, sobre todo en sectores donde la caducidad o la obsolescencia del producto es un factor crítico.

El método FIFO resulta fundamental en industrias como la alimentaria, la cosmética, la farmacéutica o la electrónica de consumo, donde los productos pierden valor con el tiempo o tienen una fecha de vencimiento.

• Productos perecederos: alimentación, productos farmacéuticos, cosméticos - la fecha de caducidad hace que FIFO sea una obligación, no una opción.
• Electrónica y tecnología: los modelos anteriores pierden valor rápidamente; salir primero evita depreciación de inventario.
• Moda y textil: las colecciones tienen ventanas de venta cortas; acumular temporadas anteriores genera descuentos y mermas, y contribuye a evitar el sobrestock.
• Cualquier operación sometida a auditoría de trazabilidad: FIFO facilita la identificación del lote en caso de alerta sanitaria o reclamación.

2. Organiza el flujo físico

La implementación de FIFO requiere que la mercancía fluya en un único sentido: entrada por un extremo, salida por el otro. Este sistema se implementa principalmente en almacenes que cuentan con una única zona común para carga y descarga, lo que facilita la secuencia natural de entrada y salida de mercancía.

Al tratarse de un modelo lineal, es especialmente efectivo cuando se busca mantener una rotación constante de los productos. Las soluciones de estanterías que responden directamente a este requerimiento son:

• Estanterías dinámicas por gravedad (live storage): los palets o cajas se introducen por la parte trasera y ruedan por gravedad hacia el frente, donde el operario extrae siempre el más antiguo.
• Estanterías drive-in con gestión de flujo: en configuraciones drive-through (entrada y salida por extremos opuestos), la carretilla entra por un lado y extrae por el otro, respetando el orden de llegada.
• Estanterías convencionales con disciplina de rotación manual: en almacenes con volúmenes bajos o referencias mixtas, el operario repone siempre por detrás y extrae por delante; válido si el sistema de gestión registra la posición de cada lote.

Estanterías dinámicas para paletas es el sistema más habitual cuando se necesita trabajar en modo FIFO. En las estanterías dinámica configuradas para este modo cada paleta que se introduce en la calle se desplaza suavemente, gracias al efecto de la gravedad del plano inclinado de roldanas. La carga se realiza por un pasillo y la descarga por el pasillo opuesto.

Su configuración en modo FIFO, llamado Drive-Though, utiliza un pasillo para la carga de la mercancía y otro pasillo para su descarga. En estas estanterías se forman pasantes por lo que el montacargas puede entrar por un pasillo y salir por el otro sin tener que desplazarse marcha atrás.

Las estanterías dinámicas por gravedad para carga manual están especialmente diseñadas para el almacenamiento de carga no paletizada, habitualmente cajas o contenedores, de tamaños y material variado. Su configuración en modo FIFO utiliza dos pasillos de trabajo, donde las cajas se introducen por el extremo más elevado de la estantería, y a través del plano inclinado de las roldanas, se trasladan hasta el lado contrario.

3. Registra la antigüedad y los lotes

La aplicación del método FIFO requiere conocer cuándo entró cada unidad o lote y dónde está ubicada. Para conseguir una eficacia total, el software genera un etiquetado muy preciso para identificar la mercancía, con información sobre su fecha de vencimiento, entrada al almacén, lote, etc., con el objetivo de establecer el orden de salidas.

Las estanterías convencionales permiten FIFO si el operario sigue un protocolo de reposición por la parte trasera y extracción por el frente, y si el SGA registra la fecha de entrada de cada palet en su ubicación. Sin apoyo de software, el control manual es viable en almacenes pequeños pero se vuelve poco fiable a partir de cierto volumen.

4. Controla la salida

Una vez definido este análisis, el siguiente paso es contar con un Sistema de Gestión de Almacenes (SGA), como los que ofrecemos en Noega Systems, que permitan automatizar y controlar todos los movimientos del inventario en tiempo real. Esta herramienta minimiza errores humanos, mejora la trazabilidad y contribuye a optimizar los procesos logísticos con una significativa reducción de costes operativos.

Cuando el criterio de extracción es FIFO, el sistema indica automáticamente al operario qué ubicación debe vaciar primero, eliminando el margen de error humano. La clasificación manual ABC y el control visual de FIFO funcionan en almacenes pequeños con pocas referencias.

Para FIFO intensivo, las estanterías dinámicas por gravedad garantizan el cumplimiento del método de forma mecánica, sin depender de la disciplina del operario.

Ventajas y limitaciones de FIFO

Entre las ventajas más destacadas del método FIFO, cabe mencionar su capacidad para evitar que los productos se deterioren, se devalúen o caduquen, lo que se traduce en menos pérdidas y mayor eficiencia.

• Previene la obsolescencia de productos.
• Mantiene frescura y calidad.
• Mejora la rotación de stock.
• Optimiza la trazabilidad.
• Evitas que la mercancía pierda valor al caducar.
• Mayor control del stock.

El método FIFO requiere de una cierta organización del almacén. Se necesita un mayor espacio en el almacén para poder instalar el sistema de almacenamiento. También puede implicar un mayor coste que otros sistemas de almacenamiento.

Cómo implementar un sistema LIFO

1. Comprueba que la mercancía es apta

El método LIFO (Last In, First Out), sigue una lógica contraria al FIFO, en este caso, los últimos productos que entran al almacén son los primeros en salir. Aunque su uso es menos común, representa una solución muy eficaz para ciertas tipologías de mercancía.

El método LIFO es menos empleado que el FIFO y suele usarse en almacenes en los que los productos no son perecederos, tienen fechas de caducidad muy largas y no pierden demasiado valor con el paso del tiempo. Esto se debe a que las unidades almacenadas con anterioridad pasarán un tiempo en stock.

El método LIFO es ideal para el almacenamiento de materiales homogéneos y duraderos que mantienen su calidad a lo largo del tiempo. Es el caso de elementos como bloques de construcción, sacos de cemento, arena, piezas metálicas o productos industriales de alta resistencia.

• Artículos no perecederos.
• Sin fecha de caducidad cercana o de muy lenta degradación.
• Productos homogéneos.
• Materiales de construcción, como ladrillos, cemento o productos a granel.
• Componentes electrónicos o muebles.

Incluso en esos casos, es aconsejable que los artículos tengan un diseño estable y prestaciones inalterables, de modo que el paso del tiempo no afecte a su funcionalidad o valor comercial. Si se desea aplicar este sistema con otro tipo de mercancía, es imprescindible que exista una alta rotación de stock, para evitar que queden productos sin mover durante largos periodos.

2. Diseña el acceso por un único pasillo

Una de las principales ventajas de aplicar el método LIFO es que acorta la distancia que deben recorrer las mercancías, ya que los operarios llevan a cabo la carga y la descarga de producto por el mismo extremo del pasillo.

Normalmente los almacenes que se gestionan con el método LIFO tienen toda su mercancía paletizada y organizada por lotes. De ese modo se aseguran un mejor aprovechamiento del espacio disponible.

Dado que la mercancía se almacena por orden de llegada, en el caso de este tipo de productos, tratar de dar salida siempre a la mercancía más antigua supondría más tiempo y más desplazamientos. En este caso, un gasto de recursos innecesario.

3. Selecciona el sistema de estanterías

Prácticamente cualquier sistema de estanterías se puede diseñar para trabajar en modo FIFO o LIFO. Sin embargo, hay ciertas soluciones que facilitan la gestión de la bodega para trabajar en estos métodos.

Estanterías compactas es un sistema compacto de almacenamiento en bloque que permite compactación máxima. Para la misma superficie las estanterías compactas obtienen una capacidad de almacenamiento superior al sistema de estanterías selectivas.

Su configuración más habitual es en modo LIFO, sistema llamado Drive-In. Con este modo la mercancía se carga y descarga por un mismo pasillo. La carretilla entra en la calle para acceder o depositar la estiba y sale marcha atrás.

Las estanterías compactas drive-in son los sistemas de alta densidad más sencillos y asequibles. Los componen calles de estanterías por donde penetran las carretillas para depositar y extraer palets a varios niveles de profundidad. En ellas, los palets se cargan y descargan desde un mismo pasillo de trabajo.

Son apropiadas para LIFO, es decir, para una variedad de referencias reducida y muchos palets por cada una de ellas. Es un sistema idóneo si el volumen de la mercancía es grande y hay pocas referencias.

Las estanterías push-back también por compactación, permiten almacenar varios palets en profundidad y con una referencia distinta por cada canal. La carga se desplaza por empuje sobre los canales con un ligero desnivel. Al basarse en el principio de gestión de carga LIFO, se accede a la mercancía desde un único pasillo de trabajo.

La adaptación de este sistema a configuración LIFO, se conoce como Push Back. Aquí cada estiba que se introduce en la calle desplaza a la paleta superior, dejando así la última estiba introducida en primera posición de descarga. En esta configuración cada paleta se carga y se descarga por el mismo pasillo de trabajo.

El sistema Pallet Shuttle es un sistema por compactación semiautomático que aumenta la capacidad de almacenaje y agiliza la carga y descarga de palets. Un carro motorizado deposita y extrae palets del interior de las estanterías.

Un sistema compacto similar al anterior pero semiautomático es el de estanterías servidas por shuttle. Una solución de estanterías compactas donde la manipulación de la carga se hace a través de un carro satélite. Este carro, puede ser programado para funcionar tanto en FIFO como en LIFO.

En las estanterías servidas por shuttle es más habitual la configuración en modo LIFO, con un mismo pasillo para carga y descarga de mercancía. La diferencia con el sistema drive-in es que, en esta solución, el shuttle es el que entra dentro de las estanterías y el montacargas solo opera desde el pasillo.

De esta forma evitamos las maniobras que debe realizar el montacargas para entrar y salir de las calles. Además de con LIFO, esta opción es compatible con la estrategia FIFO.

4. Registra la última entrada

También son válidas otras opciones para aplicar el criterio LIFO como las estanterías convencionales para palets -uno de los sistemas más versátiles al ofrecer un acceso directo a cada una de las referencias del almacén-. En ese caso, habría que hacer un seguimiento de qué entró en último lugar.

Es posible hacerlo de forma manual, pero el uso de un software de gestión de almacenes agiliza en gran medida el control de las referencias. En la práctica, las estanterías convencionales de palets accedidas con carretilla contrapesada funcionan en LIFO de forma natural: la posición más fácil de alcanzar es siempre la más reciente.

5. Controla los riesgos de permanencia

El método LIFO solo es apto para mercancías no perecederas. Las unidades más antiguas pueden permanecer almacenadas durante más tiempo, por lo que deben mantenerse bajo observación aunque no exista una exigencia estricta de caducidad.

En resumen, el LIFO es adecuado para aquellas situaciones en las que la rotación de stock no es un factor determinante y en algunos otros supuestos: artículos no perecederos, sin fecha de caducidad cercana o de muy lenta degradación, y productos homogéneos.

Ventajas y limitaciones de LIFO

Utilizar el método LIFO cuando se aconseja aporta múltiples beneficios en el día a día de las instalaciones logísticas:

• Ahorro de tiempo en la recepción al poder guardar la mercancía a medida que llega.
• Almacenaje de bienes durante largos periodos de tiempo sin una depreciación de su valor de mercado.
• Mayor grado de ocupación del almacén.
• Menores distancias que recorrer al emplear el mismo pasillo para la carga y la descarga.
• Orden en el espacio de trabajo al disminuir los movimientos.
• Rotación constante del inventario.
• Mejor comparación entre ingresos y gastos, ya que el dato del coste de la mercancía vendida es más próximo a su adquisición.

Como el producto se apila a medida que va llegando, se realiza de forma más rápida. Aumenta el ratio de ocupación.

El método LIFO es menos flexible para mercancías perecederas y puede dejar unidades antiguas en el almacén durante largos periodos. Su uso debe limitarse a productos que no sufran deterioro ni pierdan valor por permanecer almacenados.

Configuraciones de estanterías para FIFO y LIFO

El sistema drive-in, aunque es una solución de almacenamiento LIFO, a veces se utiliza en sectores donde es importante mantener la rotación de stock por la caducidad de los productos, como puede ser el sector de la alimentación.

Si las mercancías son homogéneas, por lotes, con pocas referencias y un gran número de estibas, se puede optar por este sistema con el fin de aprovechar al máximo el espacio disponible, ya que es un almacenamiento de alta densidad que reduce el número de pasillos de trabajo frente a las estanterías selectivas.

Al ser un sistema compacto, ya sea con configuración FIFO o LIFO, se obtiene una capacidad de almacenamiento superior a las estanterías selectivas.

Cómo combinar FIFO o LIFO con la clasificación ABC

El método ABC aplica la regla 80/20 en logística: en la mayoría de almacenes, una pequeña fracción de referencias concentra la mayor parte del movimiento y del valor. Clasificar el inventario en tres categorías permite asignar recursos, ubicaciones y frecuencias de revisión de forma proporcional a la importancia real de cada artículo.

La forma más habitual es la clasificación por valor de consumo anual: se multiplica el número de unidades vendidas o consumidas en el año por el coste unitario de cada referencia. A continuación se ordenan de mayor a menor y se acumulan los porcentajes hasta completar el 80 % del valor total (categoría A), el siguiente 15 % (B) y el resto (C).

También puede clasificarse por rotación pura (número de movimientos de salida), por peso o volumen, o por una combinación ponderada de valor y utilización. Esta última es especialmente útil en almacenes con referencias de alto valor y baja rotación que deben vigilarse con la misma atención que las de alto movimiento.

Una vez calculada la clasificación, la aplicación al layout del almacén es inmediata: los artículos A se ubican en las posiciones de máxima accesibilidad ergonómica, reduciendo los metros recorridos por el operario en cada picking.

El método ABC y los criterios FIFO/LIFO actúan en dimensiones distintas del almacén y se combinan sin conflicto. El resultado práctico es un almacén con tres zonas físicamente diferenciadas, cada una con su propio criterio de extracción y su frecuencia de revisión de inventario.

Esto simplifica la formación de operarios, reduce errores y permite optimizar el slotting o asignación dinámica de huecos cuando la demanda cambia de temporada.

Cómo utilizar un SGA para automatizar FIFO o LIFO

Desde que las herramientas digitales llegaron para ayudar a mantener el control en toda la cadena de suministro, todas las operaciones son más sencillas. En el caso de un almacén, no importa qué método de gestión se haya elegido: es necesario contar con un software que lleve el control de las entradas y las salidas, las ubicaciones, los lotes, las fechas de vencimiento, etc.

Un SGA integra en tiempo real los datos de entradas, salidas, ubicaciones y fechas de lote. Cuando el criterio de extracción es FIFO, el sistema indica automáticamente al operario qué ubicación debe vaciar primero, eliminando el margen de error humano.

La reclasificación ABC se actualiza de forma periódica según el consumo real, sin necesidad de análisis manuales mensuales. La automatización a través de un sistema de gestión de almacenes (SGA) se convierte en condición necesaria para sostener la precisión a partir de cierto volumen.

Para conseguir una eficacia total, el software genera un etiquetado muy preciso para identificar la mercancía, con información sobre su fecha de vencimiento, entrada al almacén, lote, etc., con el objetivo de establecer el orden de salidas.

• Registrar automáticamente las entradas y salidas.
• Controlar la ubicación de cada unidad, palet o lote.
• Identificar la fecha de entrada y la antigüedad del stock.
• Gestionar fechas de vencimiento y lotes.
• Indicar qué mercancía debe extraerse primero.
• Mejorar la trazabilidad.
• Reducir los errores humanos.
• Actualizar la clasificación ABC según el consumo real.

La correcta aplicación del sistema depende del personal logístico. La capacitación debe explicar el sentido del método, el circuito de entrada y salida, la lectura de etiquetas, la ubicación de los lotes y las excepciones autorizadas.

Indicadores para comprobar que el sistema funciona

Un sistema ABC+FIFO/LIFO sin métricas de seguimiento pierde efectividad en pocas semanas. Estos son los tres indicadores imprescindibles:

Rotación de inventario

Mide cuántas veces se renueva el stock completo en un período. Se calcula dividiendo el coste de ventas entre el inventario medio.

Una rotación alta indica que el stock trabaja de forma productiva; una rotación baja señala acumulación de mercancía de escaso movimiento, que debe revisarse en la clasificación ABC y posiblemente reclasificarse de A a B o de B a C.

Cobertura de stock

Indica cuántos días de demanda puede cubrir el inventario actual sin nuevos aprovisionamientos. Se calcula dividiendo el stock disponible entre el consumo medio diario.

Cruzado con la categoría ABC, permite identificar referencias A con cobertura excesiva (capital inmovilizado) y referencias C con cobertura insuficiente (riesgo de rotura). Mantener un adecuado stock de seguridad es el colchón que evita la ruptura sin inflar la cobertura.

Tasa de ruptura de stock

Porcentaje de líneas de pedido que no pueden servirse en el plazo comprometido por falta de mercancía. Este indicador es el síntoma más directo de que la clasificación ABC o los niveles de reposición necesitan ajuste.

El control de inventario en tiempo real es la mejor forma de detectar rupturas antes de que afecten al cliente.

Errores que deben evitarse

• Aplicar FIFO a mercancías que requieren una prioridad basada en la fecha de caducidad más cercana sin revisar también el criterio FEFO.
• Utilizar LIFO con productos perecederos o sensibles a la obsolescencia.
• Diseñar una estantería FIFO con un único acceso cuando se necesita separar físicamente la entrada y la salida.
• Usar una configuración LIFO sin comprobar que las unidades antiguas pueden permanecer almacenadas sin deteriorarse.
• Confiar únicamente en la memoria de los operarios para identificar el último lote recibido.
• No registrar las fechas de entrada, los lotes y las ubicaciones.
• Modificar el flujo físico sin actualizar las reglas del SGA.
• No revisar la clasificación ABC cuando cambian la demanda, la temporada o la rotación.

Cuándo utilizar FEFO en lugar de FIFO

Las técnicas FIFO y LIFO no son las únicas alternativas. FEFO (First Expires, First Out) consiste en organizar la actividad del almacén de forma que se dé salida prioritaria a aquellos productos con una fecha de caducidad más cercana.

En este caso, la información más relevante de un lote de productos es la fecha de vencimiento. Un método FEFO bien ejecutado evita costes extra por stock caducado, da salida a los productos teniendo en cuenta su obsolescencia y reduce el riesgo de que se deteriore la mercancía, una posibilidad que aumenta cuanto más tiempo pasa en el almacén.

El siguiente criterio a tener en cuenta, una vez ya se han priorizado los productos con fecha de caducidad más cercana, es el de la antigüedad en el almacén. Es decir, ante productos con idéntica fecha de caducidad, se daría salida primero a aquellos que entraron antes. Estaríamos aplicando la técnica FIFO.

Es muy habitual utilizar las técnicas FEFO/FIFO combinadas. Se aplica principalmente en almacenes que trabajan con productos perecederos, como los del sector de la alimentación, en los que una de las prioridades es mantener bajo control las fechas de caducidad de los productos.

También se utiliza en sectores como el de la cosmética o los medicamentos, o cualquier otro que deba tener en cuenta el ciclo de vida del producto.

FIFO o LIFO: selección práctica

Escoger el método correcto de gestión de mercancías y el sistema de estanterías adecuado contribuirá a reducir los costes logísticos y lograr una mayor eficiencia en la operatividad diaria de tu bodega.

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