En un documento de Word organizado en varias secciones, subsecciones y tablas de dos columnas, puede ser necesario seleccionar únicamente el contenido de determinadas celdas para crear marcadores y utilizarlos como áreas específicas para tablas de contenido.
Este problema aparece especialmente cuando una columna contiene el texto en español y la otra columna contiene el mismo documento en otro idioma. Si la selección pasa por el borde de una celda, Word puede interpretar que se desea seleccionar la celda completa, la fila o incluso elementos de la columna contigua.
Qué se necesita seleccionar exactamente
Word permite seleccionar las áreas a partir de las cuales se crearán tablas de contenido. Seleccionas el contenido de una celda, creas un "bookmark" y así queda marcada el área respecto del cual deseas que se forme una tabla de contenido.
Si el objetivo es crear una tabla de contenido únicamente con los títulos o elementos de las celdas en español, la selección debe incluir solo el texto de esas celdas. No debe incluir el borde de la celda, la celda completa, la fila, la columna ni la celda contigua que contiene el texto en inglés.
Cuando uso los comandos como shift y el mouse o las flechas, tarde o temprano, al bajar por una de las columnas termino tocando el borde de una celda al pasar a la siguiente fila. En ese momento deja de estar seleccionado solamente el contenido de la celda y se selecciona toda la celda o toda la columna.
Por eso, para seleccionar un elemento de cada celda, conviene trabajar con selecciones independientes y no intentar crear una única selección continua que atraviese los bordes de varias celdas.
Seleccionar el contenido de una sola celda
Coloque el cursor dentro del texto de la celda que desea seleccionar. Después, seleccione solamente los caracteres necesarios, desde el primer carácter hasta el último, evitando arrastrar el puntero sobre el margen o el borde de la celda.
También puede hacer clic en el punto inicial del texto, mantener presionada la tecla MAYÚS y hacer clic en el punto final del contenido que desea incluir. Este método permite ampliar la selección sin arrastrar el puntero a través de la celda contigua.
Cuando la selección llegue al final del texto, compruebe que el cursor no haya pasado al marcador de fin de celda. Si se incluye ese límite, Word puede interpretar que se ha seleccionado la celda completa.
Seleccionar varias celdas no adyacentes
La selección de un rango de celdas no contiguas requiere el uso de la tecla Ctrl. Para seleccionar celdas no contiguas, haga clic en la primera celda, mantenga presionada la tecla Ctrl y haga clic en cada celda adicional.
Esta práctica a veces se denomina «selección selectiva» de celdas.
En el caso de Word, la misma idea puede aplicarse al contenido: seleccione el texto de la primera celda y, sin perder la selección, agregue el contenido de las demás celdas manteniendo presionada la tecla Ctrl cuando corresponda.
Sin embargo, cuando el objetivo es crear un "bookmark", es importante comprobar si Word conserva realmente todas las áreas independientes como una sola selección. Si la selección múltiple no se mantiene como se necesita, puede ser más seguro crear un marcador separado para cada bloque de contenido y organizar después las tablas de contenido en las posiciones deseadas.
Por qué la selección incluye la columna en inglés
Si al desplazarse hacia abajo se toca el borde de una celda, deja de estar seleccionado solamente el contenido de la celda y se selecciona toda la celda o toda la columna.
Cuando esto ocurre y formo la tabla de contenido, si he intentado seleccionar solamente el contenido de la columna en español se crea una tabla que incluye el contenido de la columna en español y también el contenido de la columna que está en inglés es decir se incluye el contenido de la celda que no seleccioné con el cursor y que está junto a la que sí seleccioné.
El problema no está necesariamente en el idioma del texto, sino en el límite que Word interpreta como parte de la selección. Una selección que incluye la estructura de la tabla puede abarcar la celda completa y, en determinadas circunstancias, también la celda contigua.
Para evitarlo, la selección debe comenzar dentro del texto y terminar dentro del texto. No conviene iniciar el arrastre desde el margen izquierdo, desde el espacio situado junto a la tabla ni desde el borde inferior o lateral de una celda.
Procedimiento recomendado para cada sección
Abra la sección o subsección que contiene la tabla de dos columnas.
Localice la celda izquierda que contiene el texto en español.
Coloque el cursor dentro del contenido de esa celda.
Seleccione únicamente el texto que debe formar parte del área marcada.
Compruebe que el texto de la celda derecha no esté seleccionado.
Evite continuar la selección atravesando el borde inferior de la celda.
Cree un "bookmark" para marcar el área específica.
Repita el procedimiento en la siguiente celda que deba incluirse.
Al trabajar con anexos, utilice un área o marcador independiente para mantenerlos separados del documento principal.
Este procedimiento permite trabajar de forma controlada con las distintas secciones, subsecciones y anexos, sin convertir accidentalmente una selección de texto en una selección de tabla.
Cómo evitar una selección continua que cruce los bordes
Haga clic en la primera celda del rango y arrastre el puntero hasta la última celda, o bien mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras presiona las teclas de dirección para extender la selección.
Este método resulta útil cuando las celdas forman un rango continuo, pero puede ser inconveniente cuando cada selección debe limitarse al contenido de celdas concretas y debe excluir la columna contigua.
Otra forma de seleccionar un rango contiguo de celdas secuenciales consiste en hacer clic en la primera celda, mantener pulsada la tecla Mayús y hacer clic en la última celda del rango.
Por ejemplo, si hace clic en la celda A3 y, a continuación, mantiene presionada la tecla Mayús y selecciona F7, se seleccionarán todas las celdas desde A3 hasta F7.
En un documento con tablas bilingües, una selección continua puede atravesar zonas que no deben formar parte de la tabla de contenido. Por esa razón, cuando las celdas seleccionadas no forman un bloque continuo, es preferible seleccionar cada fragmento de texto de manera independiente.
Uso de las teclas de dirección
También puede seleccionar la primera celda del rango y, a continuación, presionar F8 para extender la selección mediante las teclas de dirección.
No he intentado con f8. El f8 aparece abajo de una imagen en mi tecla de mi pc portatil.
Si se utiliza F8, debe comprobarse constantemente el punto exacto hasta el que se extiende la selección. Las teclas de dirección pueden llevar el cursor hasta el límite de la celda y, al continuar, provocar que Word seleccione más contenido del previsto.
Intenté 2 veces cargar una imagen del teclado para que puedas ver como luce mi tecla f8 pero no se cargó la imagen.
La ausencia de una imagen del teclado no impide utilizar otros métodos. Para este caso, la selección manual del texto dentro de cada celda puede ser más segura que extender una selección mediante las teclas de dirección.
Uso de Mayús para ampliar una selección
Haga clic en la primera celda del rango y, a continuación, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en la última celda del rango.
Mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en la última celda que desee incluir en la nueva selección.
Este método es adecuado para un rango contiguo, pero no siempre es adecuado para seleccionar únicamente partes de varias celdas separadas por bordes de tabla. Si la última posición seleccionada está en otra celda, Word puede incluir todo el trayecto entre el punto inicial y el punto final.
Agregar áreas no adyacentes
Seleccione la primera celda o rango de celdas y, a continuación, mantenga presionada la tecla CTRL mientras selecciona las demás celdas o rangos.
También puede seleccionar la primera celda o rango de celdas y, a continuación, presionar MAYÚS+F8 para agregar otra celda o rango no adyacente a la selección.
Este sistema puede ser útil cuando las celdas que contienen el contenido en español están separadas por otras filas, subsecciones o bloques que no deben incluirse.
En el siguiente ejemplo, el rango de celdas seleccionado es A4, A6, A7, F4, F6, F7.
La lógica de esta selección no consiste en arrastrar desde la primera celda hasta la última, sino en añadir únicamente las posiciones necesarias. En una tabla bilingüe, esto ayuda a evitar que se incorpore automáticamente la celda derecha en inglés.
Qué hacer con las secciones y los anexos
Estoy trabajando un documento muy largo. Tiene varias secciones. En cada sección hay subsecciones. En cada sección o subsección tengo una tabla de dos columnas y una sola fila. En cada celda (derecha e izquierda) está escrito el documento en idiomas diferentes. En la celda izquierda en español.
Si mi documento tiene anexos y quiero trabajar esos anexos en una tabla aparte para introducir un salto de página entre el documento principal y el anexo, entonces necesito poder seleccionar solamente el contenido de las celdas para las que deseo crear una tabla de contenido, sin pasar por el borde de la celda para ir a la siguiente celda en la que eligiré otro contenido para finalmente, una vez seleccionados todos los contenidos de diferentes celdas, insertar un "bookmark" que es el que determina el área sobre el cual se creará la tabla de contenido.
Para separar el documento principal de los anexos, no conviene utilizar una selección que atraviese todas las tablas. Seleccione por separado el contenido correspondiente al documento principal y el contenido correspondiente a los anexos.
Después de introducir los datos, una práctica habitual es empezar a formatear los datos. Sin embargo, antes de que un usuario pueda formatear los datos, primero debe seleccionarlos.
La selección de datos tiene varias técnicas basadas en la intención del usuario.
En este caso, la intención no es seleccionar una tabla completa ni una columna completa, sino marcar áreas concretas para determinar qué contenido debe utilizarse en cada tabla de contenido.
Comprobar la selección antes de crear el marcador
Antes de crear el "bookmark", revise visualmente los límites de la selección. Debe verse resaltado solamente el texto de la celda izquierda que corresponda al idioma español.
La celda derecha en inglés no debe aparecer resaltada.
El borde de la celda no debe formar parte de la selección.
No debe aparecer seleccionada toda la fila.
No debe aparecer seleccionada toda la columna.
El texto de otras secciones no debe quedar incluido accidentalmente.
Los anexos deben mantenerse separados si se desea crear una tabla de contenido independiente.
Si la selección se amplía más de lo previsto, cancele la selección y vuelva a iniciarla desde el interior del texto. Es preferible repetir una selección pequeña que crear un marcador demasiado amplio y descubrir después que contiene también el texto en inglés.
Diferencia entre seleccionar texto, celda, fila y columna
Al hacer clic en una sola celda, esa celda se convierte en la celda activa. La referencia a la celda aparece en el cuadro Nombre, a la izquierda de la barra de fórmulas.
Para seleccionar una columna de datos completa, simplemente haga clic en el encabezado de la letra de la columna.
Para seleccionar una fila completa, haga clic en el encabezado del número de fila.
Seleccione la letra en la parte superior de una columna para seleccionar toda la columna.
Seleccione el número de fila para seleccionar una fila.
Estas instrucciones corresponden a la selección de filas y columnas en una hoja de cálculo. No deben confundirse con la selección del texto contenido dentro de una celda de una tabla de Word.
Arrastre el puntero por los encabezados de fila o columna.
1. Encabezado de fila
1. Row heading2. Column heading
Si se selecciona el encabezado, la selección afecta a la estructura completa, no solo al contenido textual que se necesita para el marcador.
Atajos relacionados con filas y columnas
También puede seleccionar celdas en una fila o columna seleccionando la primera celda y luego presionando CTRL+SHIFT+ARROW key (RIGHT ARROW o LEFT ARROW para filas, UP ARROW o DOWN ARROW para columnas).
Nota: Si la fila o columna contiene datos, CTRL+Mayús+tecla de dirección selecciona la fila o columna de la última celda utilizada.
Nota: If the row or column contains data, CTRL+SHIFT+ARROW key selects the row or column to the last used cell.
Estos atajos pueden seleccionar hasta la última celda utilizada. Por tanto, no son la mejor opción cuando se necesita seleccionar solo una parte del contenido de varias celdas y excluir las celdas contiguas.
Uso de Ctrl para una selección selectiva
La tecla Ctrl permite seleccionar elementos separados sin tener que atravesar con el puntero las celdas intermedias.
Para seleccionar celdas no contiguas, haga clic en la primera celda, mantenga presionada la tecla Ctrl y haga clic en cada celda adicional.
Seleccione la primera celda o rango de celdas y, a continuación, mantenga presionada la tecla CTRL mientras selecciona las demás celdas o rangos.
También puede seleccionar la primera celda o rango de celdas y, a continuación, presionar MAYÚS+F8 para agregar otra celda o rango no adyacente a la selección.
Cuando se seleccionan fragmentos de texto y no celdas completas, es necesario verificar que Ctrl no haya cambiado la selección a un bloque estructural de la tabla. El criterio principal sigue siendo que solo se resalte el texto que debe formar parte del marcador.
Recomendación práctica para documentos bilingües
En cada tabla, seleccione primero el contenido de la celda izquierda en español. No intente pasar directamente a la siguiente fila arrastrando el puntero desde el final de la celda actual.
Libere la selección, sitúe el cursor dentro del texto de la siguiente celda izquierda y seleccione el nuevo fragmento. Si necesita trabajar con varias áreas, agréguelas mediante una selección no adyacente cuando Word conserve correctamente esas áreas.
Si Word vuelve a incluir la celda derecha, utilice marcadores separados para cada bloque o para cada sección. De este modo, cada tabla de contenido puede basarse en el contenido específico que corresponda, sin depender de una selección que atraviese los límites de la tabla.
Cuando se trabaja con anexos, mantenga una selección independiente para ellos y coloque el marcador correspondiente en el área destinada a la tabla de contenido de los anexos. Así se puede introducir un salto de página entre el documento principal y el anexo sin mezclar ambos conjuntos de contenido.
Resumen de métodos de selección
| Método | Uso principal | Precaución |
|---|---|---|
| Arrastrar desde la primera hasta la última posición | Seleccionar un rango contiguo | Puede atravesar bordes y abarcar celdas no deseadas |
| MAYÚS y clic | Extender la selección hasta otra posición | Puede incluir todo el trayecto entre ambas posiciones |
| Teclas de dirección | Extender la selección de forma gradual | Puede llegar al límite de la celda |
| F8 | Extender la selección mediante teclas de dirección | Debe controlarse el límite exacto de la selección |
| CTRL | Agregar celdas o rangos no adyacentes | Debe comprobarse que solo se haya incluido el texto deseado |
| MAYÚS+F8 | Agregar otra celda o rango no adyacente | Puede no resultar cómodo para fragmentos de texto muy específicos |
| Encabezado de columna | Seleccionar una columna completa | No sirve para seleccionar únicamente el contenido de una celda |
| Encabezado de fila | Seleccionar una fila completa | Incluye contenido que puede pertenecer al otro idioma |
Problemas frecuentes
Se selecciona toda la celda
Esto suele ocurrir cuando el puntero llega al borde de la celda o cuando la selección incluye el marcador de fin de celda. Reinicie la selección desde el interior del texto y termine antes del límite.
Se selecciona la columna completa
Esto ocurre si se hace clic o se arrastra sobre el encabezado de columna. Para seleccionar únicamente el contenido, trabaje dentro del texto de la celda.
Se incluye la celda en inglés
Esto puede suceder cuando la selección continua atraviesa la estructura de la tabla. Utilice selecciones independientes o una selección no adyacente con la tecla Ctrl.
El marcador incluye demasiado contenido
Revise la selección antes de crear el "bookmark". Si contiene una fila, una columna o una celda completa, elimine la selección y repita el procedimiento de manera más precisa.
La tabla de contenido mezcla el documento principal y los anexos
Utilice áreas separadas para el documento principal y para los anexos. Si es necesario, cree marcadores diferentes para que cada tabla de contenido se base en el contenido específico que corresponde.
