Access: formularios y selección de personal

Microsoft Access permite crear formularios para registrar, editar, consultar y mostrar información de candidatos dentro de una base de datos de selección de personal. Un formulario dependiente está conectado directamente a un origen de datos, como una tabla o consulta, y puede usarlo para especificar, editar o mostrar datos de ese origen.

En un proceso de selección, un formulario eficaz puede reunir los datos de identificación, la información profesional, los resultados de evaluaciones y el estado de cada candidatura en una interfaz ordenada. Un formulario bien diseñado también facilita el uso de la base de datos y puede ayudar a evitar la entrada incorrecta de datos.

Por qué utilizar formularios de Access en selección de personal

Los formularios son como los expositores de una tienda. Facilitan la visualización u obtención de los elementos que se buscan. Los formularios le permiten a usted u otros usuarios agregar, editar o mostrar los datos almacenados en la base de datos de escritorio de Access, por lo que un buen diseño de formularios es importante.

Si varios usuarios van a usar la base de datos de escritorio de Access, los formularios bien diseñados son esenciales para ser eficaces y poder introducir datos con precisión. Un formulario eficaz ayuda a las personas a trabajar más rápido porque no tienen que buscar lo que necesitan.

• Facilitan la entrada de datos digitales en la base de datos, reduciendo errores.
• Personalizables, adaptándose a necesidades específicas de negocios.
• Mejoran la experiencia del usuario, haciendo la interacción con la base de datos más intuitiva.
• Permiten una visualización clara de los datos, útil para entender grandes volúmenes de información.
• Mejoran la gestión y acceso a los datos, especialmente con controles de navegación.

Puede usar formularios dependientes para controlar el acceso a datos, como qué campos o filas aparecen. Por ejemplo, es posible que algunos usuarios necesiten ver solo unos pocos campos en una tabla que contiene muchos campos.

En selección de personal, esta posibilidad permite presentar únicamente los datos necesarios para cada tarea. Un formulario que contenga solo esos campos facilita el uso de la base de datos.

Organización de una base de datos de candidatos

Este artículo asume que ya ha creado una tabla (o una consulta basada en una o más tablas) y que desea crear un formulario para ver o manipular los datos.

Si el formulario debe servir para administrar solamente determinados registros, debe estar basado en una consulta (la tabla o la consulta seleccionadas se denominan el origen del formulario).

Una base de datos de selección puede utilizar una tabla principal para los candidatos y tablas relacionadas para entrevistas, evaluaciones, puestos o estados del proceso. Puede crear una consulta que le permita vincular las diferentes tablas insertando en ella los campos necesarios para crear el formulario o el informe.

Puede crear una instrucción SQL con el Generador de consultas: para iniciarlo, haga clic en el botón disponible en la propiedad Origen del registro del formulario o del informe.

Dos casos justifican la creación de una consulta:

• La consulta contiene una expresión que desea utilizar en otros formularios o informes.
• Debe definir los criterios con el fin de limitar los registros utilizados para el formulario o el informe, y dichos criterios deben estar definidos para otros formularios o informes.

Para establecer el vínculo entre dos tablas insertadas en una consulta, realice el mismo procedimiento que en la ventana Relaciones. El vínculo establecido en la consulta no aparecerá en la ventana Relaciones.

Crear una consulta de selección para filtrar candidatos

Crear una consulta para centrarse en datos específicos.

1. Seleccione Crear>asistente para consultas.
2. Seleccione Consulta sencilla y, a continuación, Aceptar.
3. Seleccione la tabla que contiene el campo, agregue los campos disponibles que desee a los campos seleccionados y seleccione Siguiente.
4. Especifique si quiere abrir la consulta en la vista Hoja de datos o modificarla en la vista Diseño.
5. A continuación, seleccione Finalizar.

Una consulta de este tipo puede utilizarse como origen de un formulario para mostrar solo los candidatos que cumplen determinados criterios definidos en la base de datos.

Crear un formulario a partir de una tabla o consulta

Para crear un formulario a partir de una tabla o consulta de la base de datos, en el panel de navegación, haga clic en la tabla o consulta que contenga los datos del formulario. Después, en la pestaña Crear, haga clic en Formulario.

Access crea un formulario y lo abre en la vista Presentación. En caso necesario, se pueden realizar cambios de diseño, como ajustar el tamaño de los cuadros de texto para que quepan los datos.

También puede usar la herramienta Formulario para crear un formulario con un solo clic. Al usar esta herramienta, Access coloca todos los campos del origen de datos subyacente en el formulario.

1. En el panel de navegación, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee ver en el formulario.
2. En el grupo Formularios de la pestaña Crear, haga clic en Formulario.
3. Access crea el formulario y lo muestra en la vista Presentación.
4. En la vista Presentación, se pueden realizar cambios de diseño en el formulario mientras muestre datos.

Puede empezar a usar el nuevo formulario inmediatamente, o puede modificarlo en las vistas Presentación o Diseño para que se ajuste mejor a sus necesidades.

Si Access encuentra una sola tabla que tenga una relación de uno a varios con la tabla o consulta que usó para crear el formulario, agregará una hoja de datos para el formulario que se basa en la tabla o consulta relacionadas.

Por ejemplo, si crea un formulario simple basado en la tabla Empleados y existe una relación uno a varios definida entre la tabla Empleados y la tabla Pedidos, la hoja de datos muestra todos los registros en la tabla Pedidos relacionados con el registro actual de Empleados.

Si decide que no es necesario puede eliminar la hoja de datos desde el formulario. Si hay más de una tabla con una relación uno a varios a la tabla que usó para crear el formulario, Access no agregará las hojas de datos.

Crear un formulario mediante el Asistente para formularios

El asistente para formularios de Microsoft Access es una herramienta útil para aquellos que buscan crear formularios de manera rápida y sencilla, sin necesidad de tener conocimientos técnicos profundos; guiando al usuario paso a paso en el proceso de creación de formularios, permitiendo así obtener resultados aceptables y funcionales en poco tiempo.

Su objetivo principal es simplificar el proceso de creación de formularios, proporcionando opciones predefinidas y estructuradas que se adaptan a diferentes necesidades.

• Ahorro de tiempo: La creación de formularios mediante el asistente es significativamente más rápida que la creación manual.
• Facilidad de uso: No es necesario tener conocimientos avanzados en diseño o programación para utilizar el asistente.
• Opciones de personalización: El asistente permite personalizar diversos aspectos del formulario, como la disposición de los campos, los estilos y los controles, lo que facilita la adaptación del formulario a las necesidades específicas del usuario.

Para ser más selectivo con los campos que aparecen en el formulario, puede usar al Asistente para formularios en lugar de las diversas herramientas de creación de formulario mencionadas anteriormente.

También puede definir cómo se agrupan y ordenan los datos, y puede usar campos de más de una tabla o consulta, siempre que haya especificado con anterioridad las relaciones entre ellas.

1. En el grupo Formularios de la pestaña Crear, haga clic en Asistente para formularios.
2. Siga las instrucciones incluidas en las páginas del Asistente para formularios.
3. En la última página del asistente, haga clic en Finalizar.

Si desea incluir en su formulario campos de varias tablas y consultas, no haga clic en Siguiente ni en Finalizar después de seleccionar los campos de la primera tabla o consulta en la primera página del Asistente para formularios.

Repita los pasos para seleccionar una tabla o consulta y haga clic en los demás campos que desee incluir en el formulario. A continuación, haga clic en Siguiente o Finalizar para proseguir.

Distribuciones disponibles en el asistente

En esta pantalla debes seleccionar la distribución de los elementos en el formulario.

• En columnas: Crea un formulario de detalles que muestra un registro a la vez. Cada campo se coloca en una nueva línea, uno debajo del otro, en una sola columna. Es ideal para formularios donde se necesita una vista detallada y clara de cada registro.
• Tabular: Crea un formulario en formato de tabla que muestra varios registros a la vez, con cada campo en una columna separada. Esto es útil para comparar y revisar múltiples registros simultáneamente, similar a una hoja de cálculo.
• Hoja de datos: Muestra los datos en un formato similar a una hoja de cálculo de Excel, donde puedes ver y editar varios registros a la vez. Es útil para una rápida entrada de datos y para realizar comparaciones entre registros.
• Justificado: Diseña un formulario de detalles que muestra un registro a la vez, pero con los campos distribuidos horizontalmente en varias columnas, ocupando mejor el espacio en pantalla. Es ideal para formularios que necesitan una presentación más visual y organizada de la información.

Procedimiento con una tabla de candidatos

1. Abre Access.
2. Abre el archivo de base de datos donde tienes tus tablas (Prueba.accdb).
3. En la sección “Tablas” del panel de navegación selecciona la tabla “CLIENTES”.
4. Clic en la pestaña “Crear” de la cinta de opciones.
5. Clic en “Asistente para formularios”.
6. En esta pantalla seleccionamos los campos que llevará nuestro formulario.
7. Nos interesa que en este caso estén incluidos todos los campos.
8. Clic en el comando “>>” para seleccionar todos los campos.
9. Clic en “Siguiente”.
10. Clic en la opción “En columnas”.
11. Clic en “Siguiente”.
12. En esta pantalla debes aplicar un nombre al formulario o dejar el sugerido por el asistente, el cual corresponde a la tabla utilizada para su creación.
13. Clic en la opción “Abrir el formulario para ver o introducir información”.
14. Clic en “Finalizar”.

Tienes el formulario (simple) creado y listo para utilizarse. Como puedes ver es un formulario bastante básico, sin embargo, tiene las opciones esenciales para interactuar con los datos:

• Botones de navegación: Que permiten el desplazamiento entre los registros y agregar nuevos.
• Menú contextual: Que facilita la aplicación de filtros y la ejecución de comandos sobre los datos.
• Cinta de opciones: Que tiene múltiples comandos para ser utilizados en cualquier momento.

En contraste, la creación manual de un formulario en Microsoft Access requiere diseñar y configurar cada componente del formulario desde cero. Esta tarea puede resultar laboriosa y compleja, especialmente para aquellos que no tienen experiencia previa.

• Nivel de complejidad: La creación manual requiere un mayor conocimiento técnico y una comprensión más profunda de las funcionalidades de Access.
• Flexibilidad: Aunque la creación manual ofrece un mayor control y personalización, también requiere más tiempo y esfuerzo.
• Error humano: La creación manual es más propensa a errores, debido a que cada elemento debe configurarse de manera individual.

El asistente de formularios en Microsoft Access está diseñado pensando en la accesibilidad y la facilidad de uso para todos los niveles de usuario.

• Interfaz amigable: El asistente presenta una interfaz clara y comprensible que guía al usuario a través de cada paso del proceso.
• Sugerencias y recomendaciones: Durante el proceso de creación, el asistente ofrece sugerencias y recomendaciones basadas en las mejores prácticas y en las necesidades del usuario.
• Plantillas predefinidas: El asistente incluye una variedad de plantillas predefinidas que facilitan la creación de formularios con estructuras y diseños comunes.

Crear un formulario en blanco

Si el asistente o las herramientas de creación de formulario no satisfacen sus necesidades, puede usar la herramienta Formulario en blanco para crear un formulario. Este método puede crear un formulario con gran rapidez, sobre todo si planea incluir en él solo algunos campos.

1. En la pestaña Crear, haga clic en Formulario en blanco.
2. Access abre un formulario en blanco en la vista Presentación y muestra el panel Lista de campos.
3. En el panel Lista de campos, haga clic en el signo más (+) situado junto a la tabla o las tablas que contienen los campos que quiera ver en el formulario.
4. Para agregar un campo, haga doble clic en él o arrástrelo hasta el formulario.
5. Tras agregar el primer campo, puede agregar varios campos a la vez manteniendo presionada la tecla Ctrl, haciendo clic en varios campos y arrastrándolos juntos hasta el formulario.

El orden de las tablas en el panel Lista de campos puede cambiar según qué parte del formulario esté seleccionada en ese momento. Si el campo que desea agregar no está visible, pruebe a seleccionar otra parte distinta e intente agregar el campo de nuevo.

Use las herramientas del grupo Encabezado o pie de página de la pestaña Diseño de presentación de formulario para incluir en el formulario un logotipo, un título o la fecha y la hora.

Use las herramientas del grupo Controles de la pestaña Diseño de presentación de formulario para agregar una mayor variedad de controles al formulario.

Para una selección un poco más amplia de controles, haga clic con el botón derecho en el formulario y haga clic en vista Diseño para cambiar a la vista Diseño.

Crear un formulario dividido

Un formulario dividido proporciona dos vistas de los datos al mismo tiempo: una vista Formulario y una vista Hoja de datos. Este formulario reporta las ventajas de ambos tipos de formularios en uno solo.

Por ejemplo, puede usar la parte de la hoja de datos para buscar rápidamente un registro y, después, usar la parte correspondiente al formulario para verlo o editarlo.

Un formulario dividido se diferencia de una combinación de formulario y subformulario en que las dos vistas están conectadas al mismo origen de datos y están sincronizadas entre ellas en todo momento.

Si selecciona un campo en una parte del formulario, se seleccionará el mismo campo en la otra parte del formulario. Puede agregar, editar o eliminar datos de cualquier parte, siempre que el origen del registro sea actualizable y el formulario no esté configurado para impedir estas acciones.

1. En el panel de navegación, haga clic en la tabla o la consulta que contiene los datos que desee incluir en el formulario.
2. En la pestaña Crear, en el grupo Formularios, haga clic en Más formularios y, después, haga clic en Formulario dividido.
3. Access crea el formulario y lo muestra en la vista Presentación.
4. En la vista Presentación, se pueden realizar cambios de diseño en el formulario mientras muestre datos.

Para crear un formulario dividido en Access es una técnica eficaz para visualizar y gestionar datos en una base de datos. Así puedes usar la sección de hoja de datos para buscar rápidamente un registro y luego usar la sección de formulario para ver o editar dicho registro.

Es importante destacar que las dos vistas del formulario dividido están siempre sincronizadas. Esto significa que cualquier cambio realizado en una vista se refleja automáticamente en la otra.

Crear un formulario para varios registros

Un formulario de varios elementos, también conocido como formulario continuo, resulta útil cuando se necesita disponer de un formulario que muestre varios registros, pero que sea más personalizable que una hoja de datos.

Al usar la herramienta Varios elementos, el formulario que Access crea es similar a una hoja de datos. Los datos se organizan en filas y columnas y puede ver más de un registro a la vez.

Sin embargo, un formulario de varios elementos ofrece más opciones de personalización que una hoja de datos, como la capacidad de agregar elementos gráficos, botones y otros controles.

1. En el panel de navegación, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee ver en el formulario.
2. En la pestaña Crear, haga clic en Más formularios y después en Varios elementos.
3. Access crea el formulario y lo muestra en la vista Presentación.
4. En la vista Presentación, se pueden realizar cambios de diseño en el formulario mientras se muestran los datos.

En un formulario de varios elementos, puedes ajustar la manera en que se muestran los registros. Por ejemplo, puede definir el número de registros que se visualizan simultáneamente o cambiar la forma en que se organizan los campos dentro del formulario.

Crear un formulario con subformulario

Cuando se trabaja con datos relacionados almacenados en tablas independientes, a menudo es necesario ver los datos de varias tablas o consultas en el mismo formulario. Los subformularios son una forma conveniente de hacer esto.

El objetivo de los subformularios es mostrar simultáneamente los datos de dos tablas vinculadas a través de una relación de tipo “uno a varios”: el formulario principal representa el lado “uno” de la relación, mientras que el subformulario representa el lado “varios”.

El subformulario puede representarse en forma de hoja de datos o de formulario tradicional.

Un formulario principal puede mostrar los datos generales de un candidato y un subformulario puede presentar sus entrevistas, evaluaciones o registros relacionados.

Primer método: insertar un formulario dentro de otro

1. Cree, si es necesario, el subformulario como un formulario tradicional y, a continuación, muéstrelo en la vista Diseño.
2. Muestre la Hoja de propiedades del subformulario.
3. En la pestaña Formato, en la propiedad Vista predeterminada, seleccione la vista que se aplicará al subformulario al abrirlo.
4. Haga clic en la pestaña Datos y defina el modo de utilización del subformulario.
5. Haga clic en la herramienta para guardar el subformulario y, a continuación, ciérrelo haciendo clic en el botón de su ventana.
6. Abra el formulario.

La opción Formularios continuos se corresponde con la vista de tipo formulario, aunque pueden mostrarse varios registros a la vez en función del alto del formulario.

La opción Un único formulario también se corresponde con la vista de tipo formulario, pero solo puede mostrar un registro de forma simultánea.

Propiedades de uso del subformulario

• Entrada de datos: Active esta propiedad si el formulario debe utilizarse únicamente para agregar registros.
• Permitir agregar: ¿Puede utilizarse el formulario para agregar nuevos registros?
• Permitir eliminación: ¿Puede utilizarse el formulario para eliminar registros?
• Permitir ediciones: ¿Puede utilizarse el formulario para modificar registros?
• Permitir filtros: ¿Se podrán filtrar los registros desde este formulario?

Administrar un subformulario

En el panel de navegación, haga clic con el botón derecho en el nombre del formulario que contenga el subformulario correspondiente y, a continuación, seleccione la opción Vista Diseño para mostrar su estructura.

Para seleccionar el control del subformulario, haga clic en cualquier lugar dentro del control correspondiente.

Para eliminar la etiqueta asociada al control del subformulario, haga clic en ella para seleccionarla y, a continuación, pulse la tecla Supr.

Para mover o cambiar el tamaño del control del subformulario o de su etiqueta, utilice los métodos para mover y cambiar el tamaño usados en Access.

Crear un formulario de navegación

Un formulario de navegación es, simplemente, un formulario que contiene un control de navegación. Este tipo de formularios constituye un enorme aliciente en cualquier base de datos, pero crear uno resulta especialmente importante si tiene previsto publicar una base de datos en la web, ya que el panel de navegación de Access no se muestra en un explorador.

Un formulario de navegación reúne varios formularios o informes accesibles a través de pestañas.

1. Abra la base de datos a la que vaya a agregar un formulario de navegación.
2. En el grupo Formularios de la pestaña Crear, haga clic en Navegación y elija el estilo de navegación que desee.
3. Access crea el formulario, le agrega el control de navegación y abre el formulario en la vista Presentación.

Para agregar un formulario o un informe al formulario de navegación, haga clic en el botón [Agregar nuevo], introduzca el nombre del formulario o del informe que desee agregar y, a continuación, confirme pulsando la tecla Intro.

En la vista presentación, puede agregar, eliminar o modificar los elementos dentro del control de navegación. Esto incluye enlazar diferentes secciones o páginas de su base de datos al control para facilitar el acceso.

Es crucial probar el formulario para verificar que la navegación es intuitiva y que todos los enlaces funcionan correctamente.

Vistas Presentación y Diseño

Vista Presentación

La vista Presentación es la vista más intuitiva a la hora de modificar un formulario y se puede usar para casi todos los cambios que desee realizar en un formulario en Access.

En la vista Presentación, el formulario se encuentra en ejecución. Por tanto, puede ver los datos tal y como aparecerán cuando el formulario esté en uso.

Sin embargo, también puede cambiar el diseño del formulario en esta vista. Como puede ver los datos mientras está modificando el formulario, esta es una vista muy útil para ajustar el tamaño de los controles o realizar casi cualquier otra tarea que afecte a la apariencia y el uso del formulario.

Después de crear un formulario, se puede ajustar fácilmente su diseño en la vista Presentación. Con los datos del formulario real como guía, puede reorganizar los controles y ajustar su tamaño.

Puede colocar nuevos controles en el formulario y establecer las propiedades de ambos. Para cambiar a la vista Presentación, haga clic con el botón derecho en el nombre del formulario en el panel de navegación y, después, haga clic en Vista Presentación.

Vista Diseño

La vista Diseño le ofrece una visión más detallada de la estructura de un formulario. Puede ver las secciones de encabezado, detalle y pie de página del formulario.

El formulario no se encuentra en ejecución cuando se muestre en la vista Diseño. Por lo tanto, no puede ver los datos subyacentes mientras realiza cambios de diseño.

Sin embargo, hay algunas tareas que puede realizar con mayor facilidad en la vista Diseño que en la vista Presentación:

• Agregar una mayor variedad de controles al formulario, como marcos de objeto dependientes, saltos de página y gráficos.
• Editar orígenes de control de cuadro de texto en los propios cuadros de texto, sin usar la hoja de propiedades.
• Cambiar el tamaño de las secciones del formulario, como el encabezado o la sección de detalles.
• Cambiar algunas propiedades de formulario que no se pueden modificar en la vista Diseño.

También puede ajustar el diseño del formulario trabajando en la vista Diseño. Puede agregar nuevos controles y campos al formulario agregándolos a la cuadrícula de diseño.

Agregar campos y controles

Puede usar la hoja de propiedades para cambiar las propiedades del formulario, sus controles y sus secciones. Para mostrar la hoja de propiedades, presione F4.

Puede usar el panel Lista de campos para agregar campos de la tabla o consulta subyacentes al diseño del formulario.

En la pestaña Diseño de presentación de formulario, en el grupo Herramientas, haga clic en Agregar campos existentes o presione Alt+F8.

A continuación, puede arrastrar los campos directamente desde el panel Lista de campos hasta el formulario.

• Para agregar un solo campo, haga doble clic en él o arrástrelo desde el panel Lista de campos a la sección del formulario donde desea que se muestre.
• Para agregar varios campos a la vez, mantenga presionada la tecla Ctrl y haga clic en los campos que desea agregar.
• A continuación, arrastre los campos seleccionados al formulario.

Use las herramientas del grupo Encabezado o pie de página de la pestaña Diseño de presentación de formulario para incluir en el formulario un logotipo, un título o la fecha y la hora.

Si desea agregar una mayor variedad de controles al formulario, haga clic en Diseño de presentación de formulario y use las herramientas del grupo Controles.

Ordenar el acceso a los campos

Este comando permite definir el orden de tabulación: indica el orden de los campos a los que accede pulsando la tecla Tab o Intro cuando utiliza el formulario.

1. En el panel de navegación, haga clic con el botón derecho en el nombre del formulario correspondiente y, a continuación, seleccione la opción Vista Diseño.
2. En la pestaña Diseño, haga clic en el botón Orden de tabulación que aparece en la categoría Herramientas.
3. En la zona Sección, active la opción correspondiente a la sección del formulario en cuestión.
4. Para mover un campo en la lista Orden personalizado, seleccione el campo haciendo clic en su selector de campo.
5. A continuación, haga clic de nuevo en el selector de campo y arrastre el ratón hasta colocar la línea horizontal negra en la nueva posición del campo.
6. Para definir un orden de tabulación relacionado con la ubicación física de los campos en el formulario, de izquierda a derecha y de arriba abajo, haga clic en el botón Orden automático.
7. Haga clic en el botón Aceptar.

Si es necesario, haga clic en el botón para acceder a la vista Formulario y comprobar.

Modificar las propiedades de un formulario

En el panel de navegación, haga clic con el botón derecho en el nombre del formulario correspondiente y, a continuación, seleccione la opción Vista Diseño.

Si es necesario, muestre la Hoja de propiedades del formulario: en la pestaña Diseño, haga clic en el botón Hoja de propiedades del grupo Herramientas o F4 y, a continuación, seleccione la opción Formulario en la lista Tipo de selección que aparece en la parte superior de la hoja de propiedades.

Haga clic en la pestaña que contenga las propiedades que desee modificar y, a continuación, realice los cambios en las zonas correspondientes.

Acceder a la consulta de origen

1. Haga clic en el cuadro asociado a la propiedad Origen del registro de la pestaña Datos.
2. A continuación, seleccione el botón.
3. Modifique esta consulta como si se tratara de una consulta tradicional.
4. Cierre el Generador de consultas haciendo clic en el botón de su ventana o en el botón Cerrar de la pestaña Diseño.
5. Haga clic en el botón Sí del mensaje que aparece para guardar los cambios realizados en la consulta y actualizar el origen del formulario.
6. Si es necesario, guarde los cambios realizados en el formulario y, a continuación, ciérrelo.

Controlar la edición de los datos

Puede impedir el acceso y la modificación de un campo desde la vista Diseño.

1. En el panel de navegación, haga clic con el botón derecho en el nombre del formulario correspondiente y, a continuación, seleccione la opción Vista Diseño.
2. Haga clic en el campo correspondiente, muestre sus propiedades pulsando la tecla F4 y, a continuación, seleccione la pestaña Datos.
3. Para impedir el acceso al campo, seleccione la opción No de la propiedad Habilitado.
4. Para impedir la modificación del campo, seleccione la opción Sí de la propiedad Bloqueado.
5. Guarde los cambios realizados en el formulario.
6. Haga clic en el botón Vista Formulario para ver el resultado.

De forma predeterminada, el cuadro de texto de un campo calculado está bloqueado. No podrá modificar su contenido aunque la opción seleccionada en la propiedad correspondiente sea No.

Definir una máscara de entrada

Una máscara de entrada facilita la introducción de datos en un formato predefinido.

1. En el panel de navegación, haga clic con el botón derecho en el nombre del formulario correspondiente y, a continuación, seleccione la opción Vista Diseño.
2. Haga clic en el campo correspondiente, muestre sus propiedades pulsando la tecla F4 y, a continuación, seleccione la pestaña Datos.
3. Haga clic en la propiedad Máscara de entrada.
4. Introduzca el valor de la máscara de entrada o haga clic en el botón para activar el Asistente para máscaras de entrada.
5. Seleccione la máscara de entrada que desee en la sección Máscara de entrada.
6. Haga clic en la sección Probar y, a continuación, introduzca los datos para probar la máscara de entrada.
7. Haga clic en el botón Siguiente.
8. Personalice, si lo desea, la máscara de entrada en la sección Máscara de entrada.

Si es necesario, modifique en la sección Carácter marcador el carácter que debe aparecer en el cuadro de texto al introducir los datos, el cual será reemplazado por los datos que introduzca.

Si es necesario, haga clic en la sección Probar y, a continuación, introduzca datos.

Usar formularios de Access en la evaluación de candidatos

El formulario puede utilizarse para registrar información de una evaluación de Access junto con los datos del candidato y el puesto al que se presenta.

El formulario puede funcionar como una interfaz para reunir los resultados de la evaluación, controlar los campos visibles y vincular cada resultado con el registro correspondiente del candidato.

La evaluación puede aportar una señal comparable del cargo. Es un insumo que apoya la decisión del equipo; la decisión final es humana.

La prueba describe y aporta una señal comparable; se interpreta junto con otros antecedentes y el equipo humano decide.

Un diseño organizado puede separar la información técnica del resto de los antecedentes del proceso mediante formularios relacionados, subformularios o pestañas.

Agregar pestañas y controles de navegación

Agregar pestañas a un formulario permite organizar mejor el contenido y facilitar su uso, especialmente si contiene muchos controles.

Un formulario de navegación permite reunir varios formularios o informes accesibles a través de pestañas.

En una base de datos de selección, las pestañas pueden distribuir los datos del candidato, las entrevistas, las evaluaciones y el estado de la candidatura en diferentes secciones de una misma interfaz.

Un control de explorador web permite ver páginas web en un formulario. Este control se puede vincular a los campos o a los controles de la base de datos para determinar dinámicamente qué página se muestra.

Crear gráficos vinculados a los datos

Se trata de crear un gráfico independiente que represente el conjunto de valores mostrados en una tabla o en una consulta.

Si es necesario, cree la consulta que permita agrupar los datos que desee representar. Dicha tabla o consulta deberá contener el o los campos que incluyan los valores numéricos que desee representar, así como los campos que incluyan las etiquetas identificadoras de cada valor.

Un gráfico vinculado es un gráfico insertado en un formulario que debe modificarse para cada registro.

Esta función puede utilizarse para representar visualmente valores asociados a un registro, siempre que la consulta incluya el campo común al origen del formulario que permite el vínculo entre el gráfico y el formulario.

Recomendaciones de diseño para selección de personal

Un formulario de selección debe mostrar únicamente los campos necesarios para la tarea que se está realizando. La organización de los campos debe seguir un orden que facilite la captura, la lectura y la revisión de la información.

• Utilice consultas cuando necesite limitar los registros mostrados.
• Utilice formularios simples para revisar un candidato cada vez.
• Utilice formularios de varios elementos para comparar varios candidatos.
• Utilice formularios divididos para localizar un registro rápidamente y editarlo en una vista más detallada.
• Utilice subformularios para mostrar entrevistas, evaluaciones u otros datos relacionados.
• Utilice formularios de navegación para reunir las distintas áreas de la base de datos.
• Utilice máscaras de entrada cuando los datos deban respetar un formato predefinido.
• Bloquee los campos que no deban modificarse.
• Defina un orden de tabulación coherente con la ubicación física de los campos.
• Compruebe el formulario en la vista Formulario después de realizar cambios.

Practicar con el asistente para formularios es una estrategia fundamental que potenciará tu eficiencia y competencia técnica, permitiéndote generar formularios completamente funcionales de manera automática.

Al experimentar con distintos diseños y configuraciones, ganarás la confianza necesaria para presentar la información de manera precisa y eficaz.

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