Costos asociados a las empresas de selección de personal

Los costos asociados a las empresas de selección de personal incluyen todos los gastos en los que una organización incurre para atraer, evaluar, contratar e incorporar nuevo personal. Estos costos abarcan desde la publicación de la vacante y los honorarios de una agencia hasta las pruebas de selección, la verificación de referencias, la negociación salarial, la capacitación y el período de adaptación.

Para conocer el costo real de una contratación es necesario considerar tanto los costos directos como los indirectos. Una fórmula es: Costes directos + Costes indirectos / Número total de contrataciones. Este cálculo puede aplicarse a un proceso puntual o a un período, por ejemplo, todo un año.

Por qué es importante analizar los costos de selección

El activo más importante para cualquier organización es su Recurso Humano, de él dependerá la correcta aplicación de todos los procesos y tareas diseñadas, para el logro de los objetivos empresariales. La gestión del personal es fundamental para el crecimiento y la estabilidad de cualquier empresa u organización.

Contratar y retener a los mejores talentos es el objetivo más importante de un líder de RRHH. Ahora bien, detrás de cada empleado hay una serie de costos asociados que van más allá del salario pactado que se abona cada mes.

Entender y gestionar eficientemente los costes de los recursos de una empresa es clave para su buen desarrollo y crecimiento a largo plazo. Al final, el objetivo es conseguir que el retorno de la inversión sea positivo, así que es necesario medir y analizar los costes para optimizar los procesos y recoger beneficio, no solo en lo económico, sino también en la productividad y competitividad de la empresa.

Una contratación eficiente traerá consigo una reducción de gastos considerable por varias razones:

• Disminuye el tiempo de reclutamiento y selección del candidato.
• Baja los gastos invertidos en cada etapa al saber qué necesitas y qué herramientas valen la pena pagar.
• Un talento elegido adecuadamente hace match con su rol y la cultura organizacional y esto evita la rotación y los costos asociados a una nueva búsqueda.
• El talento de calidad mejora a la larga la productividad de tu empresa.

Tipos de costos asociados a la selección de personal

Los costos directos: aquellos que puedes medir fácilmente, como la publicación de ofertas en portales, la contratación de agencias de reclutamiento o el uso de pruebas psicométricas.

Los costos indirectos: más difíciles de detectar, como la pérdida de productividad durante el tiempo de vacancia o el impacto de una mala contratación.

También puedes clasificarlos en costos fijos y costos variables. Los costos fijos no cambian, aunque contrates a una persona o a cien, como el salario de tu departamento de Recursos Humanos. Los costos variables pueden cambiar según el número de candidatos, como los costos asociados a entrevistas presenciales.

Costos directos de una empresa de selección de personal

Los costes directos de reclutamiento se refieren a los gastos tangibles y fácilmente cuantificables asociados con el proceso de contratar a un nuevo empleado. Estos costes pueden variar dependiendo de la estrategia de reclutamiento, el tipo de puesto y la empresa, por lo que hablar de cantidades exactas es complicado.

Honorarios de agencias y consultoras

Si el proceso de selección es hecho por una consultora externa, la organización deberá pagar sus servicios. En ocasiones hay que acudir a servicios externos de headhunting o agencias de reclutamiento.

Para puestos muy específicos o de alta dirección, se recurre a servicios externos de reclutamiento, que suelen tener un coste elevado. Cuando se trabaja con una empresa de soluciones de recursos humanos, es posible que esta se encargue de muchos de los costos de contratación, como la publicación en bolsas de trabajo, la selección de candidatos y las entrevistas.

En lugar de contabilizar estos costos directos individualmente, los honorarios de la agencia cubrirán estos gastos y facilitarán el cálculo del gasto en fuerza laboral relacionado con los costos de contratación.

Publicación y difusión de vacantes

La publicación de ofertas implica invertir en portales de empleo, promoción en redes sociales, medios especializados o incluso en mantener actualizada la página de empleos de tu sitio. La publicidad de puestos vacantes es un costo directo.

Las opciones más tradicionales para buscar candidatos son la bolsa de trabajo interna de la empresa, sitios de empleos y bolsas de trabajos en universidades.

Para mayor difusión de búsquedas, la organización debe publicar sus vacantes en portales de empleo masivos. Estos ofrecen modalidades gratis o de bajo costo. Sin embargo, para encontrar candidatos altamente calificados, es necesario pagar por versiones más completas y especializadas.

Dispersar la oferta más de la cuenta, en portales que no ofrecen buenos resultados, puede aumentar los costes. Una descripción del puesto detallada, basada en datos y sustentada por procesos anteriores o perfiles disponibles en plantilla, puede reducir el tiempo invertido, los costos asociados y la filtración de candidatos no adecuados.

Software y plataformas de reclutamiento

La automatización se ha vuelto clave en la selección y contratación de personal. Un software de reclutamiento permite la difusión masiva de vacantes, de manera práctica. A su vez, esta herramienta trabaja con una única base de datos constantemente actualizada.

Un software ATS puede optimizar mucho la tarea. Las plataformas ATS hacen que el filtrado de aplicaciones sea más rápido y eficiente.

Si se desea saber un estimado de los costos de aplicar un software de reclutamiento, según el portal priceithere, el pago mensual oscila entre USD 45 y 900.

El uso de un software ATS es una inversión que más tarde iremos recuperando. No obstante, en este contexto, es un factor determinante a tener en cuenta. Habrá que calcular el porcentaje del coste de la suscripción o compra del software de ATS, así como de cualquier otra herramienta empleada.

Pruebas técnicas, psicométricas y conductuales

En la etapa de pruebas técnicas y evaluaciones, tienes que pensar en una inversión que incluya la adquisición o suscripción a plataformas especializadas para llevarlas adelante o bien, en la dedicación del tiempo que le tomará a un experto interno el diseño y la realización de esas pruebas específicas.

Revisar CVs, hacer entrevistas, aplicar pruebas psicométricas o pruebas técnicas también genera costos. Habrá que calcular el coste de realizar las pruebas psicométricas, de habilidades y competencias, pruebas técnicas, etc.

Habrá que valorar tanto tiempo invertido en su elaboración y corrección como posibles costes asociados. En algunos casos, las pruebas se reducen a un challenge que puede diseñar y administrar el líder del área en la que el talento va a integrarse, o a un test psicológico o conductual que pueda tomar el área de recursos humanos existente.

HackerRank ofrece planes desde USD 100/mes (Starter), USD 450/mes (Pro), y Custom (precio según necesidades). Es utilizada por empresas de todo el mundo para evaluar las habilidades de programación de los candidatos.

Gastos de entrevistas y evaluación presencial

Las entrevistas pueden suponer un alto impacto en el presupuesto total, sobre todo cuando se realizan de manera presencial. Esto incluye tiempo de los involucrados en entrevistas, desplazamientos, pruebas, alojamiento, espacios y otros recursos.

Los costos logísticos incluyen desplazamientos, coffee breaks y espacios. También debes tener en cuenta los propios costes burocráticos de la contratación.

La implementación de entrevistas telefónicas o por video se presenta como una estrategia eficiente para reducir los costos relacionados con los desplazamientos. Las entrevistas por video eliminan la necesidad de desplazamientos, reduciendo tiempos y costes logísticos.

Sin embargo, en ocasiones, las entrevistas presenciales son necesarias, especialmente para puestos de alta responsabilidad o para aquellos roles que requieren una interacción personal intensiva.

Verificación de referencias y antecedentes

La fase de verificación de referencias y antecedentes es una buena técnica para cuando necesitas un doble check sobre la experiencia y competencias de un candidato. No siempre es necesaria, pero si vas a sumarla a las fases del proceso, tienes que tener en cuenta sus costos asociados.

Estos costos incluyen el tiempo del personal de recursos humanos dedicado a la comunicación con referencias: ex colegas y empresas para las que ha trabajado el candidato.

Gastos operativos y eventos

Si tu equipo participa en eventos de reclutamiento, como ferias laborales, considera transporte, materiales de marketing, alojamiento si es necesario y el tiempo que dedica cada persona a representar a la empresa.

Asistir a ferias de empleo, realizar eventos de reclutamiento o asistir a eventos de networking y similares también conlleva un coste que tendremos que considerar. Esto incluye tanto el coste de inscripción o participación como el tiempo y los recursos invertidos.

Traslados, alojamiento y reubicación

Gastos relacionados con entrevistas, como desplazamientos, pruebas o alojamiento en caso de candidatos que viven lejos, pueden incrementar el costo del proceso.

¿Y si necesitas traer talento desde otra ciudad o país? Pasajes, mudanza, arriendo temporal o incluso apoyo para la familia del nuevo miembro.

Costos administrativos y legales

El coste de la contratación en sí mismo incluye los gastos administrativos asociados a la elaboración de contratos, la inscripción en la seguridad social y otros trámites burocráticos.

Aquí entran también los gastos legales o administrativos asociados a la firma de contratos. También debes tener en cuenta los propios costes burocráticos de la contratación.

Equipamiento y herramientas de trabajo

Los costos de contratación también pueden incluir el equipamiento y las herramientas de trabajo necesarios para que los empleados desempeñen sus funciones correctamente.

Son costos relacionados con la compra de equipos y herramientas para que tus empleados desempeñen sus funciones correctamente. Por ejemplo, la adquisición de nuevas laptops, suscripciones a licencias de software de gestión o el envío internacional de equipos.

Costos indirectos y ocultos

Los costes indirectos de reclutamiento son aquellos que no están directamente asociados con la contratación de un nuevo empleado, pero que son consecuencia del proceso de reclutamiento y selección. Aunque pueden ser menos evidentes que los costes directos, son igualmente importantes para entender el impacto financiero total del reclutamiento.

Tiempo del equipo de Recursos Humanos

Los costos de Recursos Humanos también impactan en la selección de personal. Si el reclutamiento y selección de personal es gestionado por un equipo interno, el departamento deberá costear sus salarios.

Habrá que tener en cuenta el tiempo que dedican los profesionales de recursos humanos a la gestión de cada proceso de reclutamiento y selección, desde la definición del perfil hasta la incorporación del candidato.

Cuando el personal de recursos humanos dedica tiempo al reclutamiento, no está trabajando en otras áreas clave de la empresa. Este es un coste indirecto que puede tener un impacto significativo, especialmente en empresas más pequeñas.

Tiempo de los gerentes y otros empleados

La selección de personal también requiere la participación de líderes, supervisores y especialistas técnicos. El tiempo destinado a entrevistas, pruebas, reuniones y toma de decisiones representa un costo aunque no exista un pago adicional.

Los costos laborales directos más comunes que enfrentan las organizaciones son los salarios y los beneficios. Esto incluye salarios, tanto regulares como horas extras, bonificaciones y beneficios planificados, como atención médica, estipendios y tiempo libre remunerado.

Son los salarios de tu equipo de recursos humanos, los gerentes de contratación y los capacitadores los que también puede vincular a los gastos de administración de la fuerza laboral. Debes tener en cuenta ambos tipos de compensación al calcular su gasto total en fuerza laboral.

Vacantes sin cubrir y pérdida de productividad

Productividad perdida: mientras la posición está sin cubrir, la empresa dispone de menos recursos humanos para afrontar sus tareas diarias, lo que puede llegar a suponer una pérdida importante de productividad y rendimiento.

Esto merma la capacidad para afrontar la carga de trabajo, atrasos, disminución de la calidad del servicio. Todo ello tiene un coste que hay que tener en cuenta.

Los costos de oportunidad incluyen las pérdidas derivadas de vacantes sin cubrir. No contratar un perfil necesario puede ocasionar una pérdida de oportunidades para la empresa, como, por ejemplo, la incapacidad de atender a más clientes o expandirse a nuevos mercados.

Período de adaptación

Durante el período inicial, el nuevo empleado puede no ser tan productivo como los miembros del equipo más establecidos. Este período de adaptación, durante el cual el rendimiento puede ser inferior al esperado, también tiene un coste.

Este período implica la dedicación de tiempo por parte del personal existente para la orientación y el apoyo al nuevo miembro del equipo. Además, pueden surgir costos asociados con la reducción de la productividad durante la transición.

Capacitación, inducción y onboarding

La integración empresarial es el último paso en la selección de personal. Cuando un candidato es asignado a un cargo, el equipo de recursos humanos debe guiarlo en su adaptación en la compañía, específicamente en su área, procesos y compañeros.

Los gastos referidos en la integración empresarial se enfocan en formaciones, inducciones y seguimiento de los objetivos laborales.

La capacitación y entrenamiento de nuevos empleados representa una inversión para el desarrollo profesional. En esta etapa tendrás que incluir el tiempo dedicado por formadores, líderes y supervisores de la empresa a enseñarle al nuevo integrante todo lo necesario.

También pueden surgir gastos de contratación de empresas externas que se ocupen de la capacitación específica, como empresas tercerizadas que se ocupan de enseñar idiomas, dar cursos de habilidades específicas, frameworks, herramientas TI, soft skills, etc.

La etapa de onboarding y formación inicial puede suponer un coste importante. Sin embargo, una buena estrategia de onboarding puede ayudar a reducir estos costes y acelerar el tiempo que el nuevo empleado tarda en alcanzar su pleno rendimiento.

Integración y socialización

La socialización del nuevo empleado, aunque esencial para la integración efectiva, conlleva costos que a menudo no se consideran inicialmente. Estos gastos pueden incluir actividades de team building, eventos de integración y material de bienvenida.

Quizás no sea una inversión elevada, ya que se suma a las actividades ya previstas para todos los empleados, pero debe tenerse en cuenta. Una planificación eficiente de las actividades que refuercen la cultura organizacional pueden optimizar estos costos, transformando la fase de integración de una nueva persona en una oportunidad para fortalecer la cohesión del equipo.

Rotación y reemplazo

La rotación de personal, contratación temporal o recontratación, despidos o abandonos son costes indirectos que tienen un gran impacto cuando hablamos de cuánto cuesta un proceso de reclutamiento y selección.

Un talento elegido adecuadamente hace match con su rol y la cultura organizacional y esto evita la rotación y los costos asociados a una nueva búsqueda.

Una mala selección de candidatos arroja varios costos de no calidad como la reinversión de tiempo en nuevas búsquedas, reasignación temporal de tareas a otros colaboradores, atrasos en los procesos, así como insatisfacción de clientes por fallas en el producto o servicio.

Y es que se calcula una contratación fallida, donde el empleado deja de serlo al cabo de poco tiempo, equivaldría al 31 % del salario anual de ese profesional.

Ausentismo y rotación de personal

Una alta tasa de ausentismo supone una carga financiera sustancial para una empresa. Cuando las personas no están disponibles para hacer el trabajo que hay que hacer, se da la opción de pagar para incorporar personal adicional con poca antelación, pedir a sus colaboradores que trabajen horas extras o redistribuir a los trabajadores que ya tiene.

En última instancia, los altos niveles de ausentismo pueden aumentar el agotamiento de los trabajadores, reducir la eficiencia en el lugar de trabajo y dar lugar a mayores tasas de rotación.

Si las personas se van en cantidades muy altas, estarás gastando mucho tiempo, dinero y energía en reclutar para cubrir las brechas en la fuerza laboral. Aparte de las obvias implicaciones financieras, esto puede causar perturbaciones en el lugar de trabajo y dañar la moral.

Errores de contratación

Los errores de contratación son los costos derivados de la contratación de perfiles que no coinciden con las necesidades de la empresa o las expectativas del puesto.

Esto se puede traducir en la pérdida de productividad debido a un empleado mal seleccionado que no cumple con las expectativas del puesto y requiere un reemplazo rápido.

Se trata de un gasto innecesario que puede generar costos adicionales de reclutamiento y entrenamiento para encontrar y capacitar a un reemplazo adecuado.

Impacto en la marca empleadora

La imagen de marca empleadora es fundamental para un buen proceso de selección. Los candidatos deben percibir que la organización se preocupa por ser un buen empleador.

Según un estudio de Future Workplace y Careerarc, 60% de los candidatos afirman que han tenido una mala primera impresión con reclutadores especializados.

Asimismo, el 60% de las personas que buscan trabajo afirmó que su experiencia con la mayoría de los reclutadores fue mala y el 72% de ellos compartió esa experiencia en redes sociales o con amigos y colegas.

Por último, el 65% de los solicitantes declararon que rara vez reciben notificación de los empleadores cuando son rechazados.

Según el informe anual InfoJobs de ESADE, el 70% de los candidatos asegura haber descartado una oferta o un empleo debido a la mala reputación de la compañía, como consecuencia de tener una marca empleadora débil.

Por otra parte, según datos de Linkedin, el 75% de los candidatos tiene en cuenta la marca empleadora de una empresa a la hora de inscribirse en una oferta de empleo.

Asimismo, las empresas con una mala reputación pagan un 10% más por cada contratación. En comparación, las empresas con un elevado nivel de confianza afirman que tienen un 50 % menos de rotación voluntaria, según el informe hecho por la consultora Great place to work.

Por último, el 62% de los candidatos indaga sobre la empresa en las redes sociales, como Linkedin, antes de aplicar a una búsqueda y un 87% de los postulantes decidió ingresar a una empresa debido a que se sintió identificado con su cultura organizacional.

Etapas del proceso de selección y su impacto en el costo

1. Definición de la necesidad y del perfil

La fase inicial supone un coste temporal al equipo de reclutamiento y managers encargados de identificar las necesidades del puesto vacante, definir el perfil de candidato ideal y establecer los criterios de selección.

Definir correctamente los requisitos del puesto es fundamental. Un anuncio bien estructurado atrae a los candidatos adecuados desde el inicio, evitando entrevistas innecesarias y reduciendo el tiempo dedicado a la evaluación de perfiles que no encajan.

2. Publicación de la oferta

Al comenzar el proceso de contratación, la publicidad de la vacante es uno de los pasos más decisivos para atraer al talento. Si bien no es la primera etapa del proceso de reclutamiento, podemos decir que es la primera en la que puede haber un desembolso considerable de dinero.

Una vez que definiste el tipo de candidatos que buscas, puedes hacerte las siguientes preguntas:

• ¿Cómo llegas a ellos?
• ¿En qué comunidades o redes se mueven estas personas?
• ¿Usan portales de empleo o redes sociales?
• ¿Vale la pena pagar anuncios en esas redes sociales?
• ¿Se mueven en LinkedIn y entonces tiene sentido invertir en LinkedIn Recruiter?
• ¿Qué otras plataformas existen según la industria para la que recluto?

No hagas simplemente lo que hacen todos: ten siempre en cuenta el perfil que estás buscando y el presupuesto que tienes, ya que los costos de las plataformas son muy diversos.

3. Recepción y revisión de candidaturas

Una vez publicada la oferta, pronto empezarán a llegar las candidaturas y CVs. El impacto en el coste de esta etapa puede llegar a ser alto si no disponemos de las herramientas adecuadas, las cuales nos permitan filtrar candidatos y automatizar el proceso.

De lo contrario, el tiempo invertido en revisar cada uno de los CVs y gestionar las candidaturas puede ser muy elevado. Además, en caso de recibir un alto volumen de candidaturas no cualificadas, el coste de esta etapa se disparará.

Para la fase de cribado de CV, puedes evaluar la utilización de herramientas específicas como un ATS (Applicant Tracking System) que te permite filtrar a los candidatos de acuerdo con los criterios predefinidos que introduzcas.

Si tu búsqueda recibió miles de postulaciones, el uso de un ATS te ayudará a ahorrar tiempo y energía.

4. Pruebas de preselección y evaluación

Las pruebas de preselección y evaluación son una buena forma de reducir costes del posterior proceso de entrevistas. Por ejemplo, las videoentrevistas en diferido, en combinación con las famosas killer questions, son una buena forma de reducir el tiempo invertido, filtrar candidatos y automatizar el proceso.

También podemos realizar pruebas psicométricas o de habilidades, las cuales nos ayudarán a descartar candidatos que no encajan. Este tipo de pruebas, aunque puedan tener un coste asociado, permiten ahorrar costes superiores en siguientes etapas.

5. Entrevistas

La fase de selección y entrevistas demanda una gestión cuidadosa del tiempo y recursos. Los profesionales de recursos humanos dedican esfuerzos considerables a revisar currículums y coordinar entrevistas.

Según el Grupo Kairos, si se suma el tiempo dedicado en la selección de personal, entrevistas telefónicas y personales, y aplicación de pruebas, un proceso de selección puede durar hasta 14 horas.

En este punto, puedes contratar plataformas especializadas de selección de candidatos que, si bien requieren una inversión, pueden ahorrarte mucho tiempo y esfuerzo, brindándote talento de calidad en pocos días cuando a ti la misma búsqueda podría llevarte meses.

6. Verificación de referencias

La verificación de referencias permite comprobar la experiencia y las competencias del candidato antes de cerrar la contratación. Su costo depende del tiempo dedicado por el personal de recursos humanos y de los servicios externos utilizados.

7. Oferta y negociación salarial

La fase final del proceso de contratación implica la oferta y negociación salarial, donde la precisión y la equidad son la base.

Los costos asociados incluyen, posiblemente, la consulta a expertos en compensación para establecer ofertas competitivas, así como la consideración de beneficios adicionales que pueden influir en la decisión del candidato.

Si no vas a consultar expertos, el costo principal estará en el tiempo destinado a realizar investigaciones de mercado para asegurar ofertas salariales competitivas.

8. Contratación y trámites administrativos

El proceso de contratación incluye los costes administrativos asociados a la elaboración de contratos, la inscripción en la seguridad social y otros trámites burocráticos.

Un manejo eficiente y la automatización de estas tareas pueden ayudar a optimizar los costes.

9. Onboarding y formación inicial

Finalmente, la etapa de onboarding y formación inicial puede suponer un coste importante. Una buena estrategia de onboarding puede ayudar a reducir estos costes y acelerar el tiempo que el nuevo empleado tarda en alcanzar su pleno rendimiento.

Fórmulas para calcular los costos

Costo por contratación

El Costo por Contratación (CPC) es el costo promedio incurrido por la empresa para contratar a un nuevo empleado.

Fórmula:CPC = ∑(Costo Total del Reclutamiento) / Número de Contrataciones

“∑(Costo Total del Reclutamiento)” representa la suma de todos los gastos relacionados con el proceso de reclutamiento, incluyendo costos directos e indirectos. El “Número de Contrataciones” es la cantidad total de empleados contratados durante el período analizado.

Esta métrica es crucial para evaluar la eficiencia del proceso de reclutamiento y para comparar los costos entre diferentes períodos o estrategias de reclutamiento.

En el código mejorado se le agrego la variable de “Costos Indirectos (S/)”, y se le sumo al costo total de reclutamiento, para que esta formula sea mas precisa.

Tiempo de cobertura de vacante

El Tiempo de Cobertura de Vacantes (TCV) es el tiempo promedio que tarda la empresa en cubrir una vacante.

Fórmula:TCV = ∑(Días desde publicación hasta contratación) / Número de Contrataciones

Esta fórmula calcula el tiempo promedio que tarda la empresa en cubrir una vacante, desde que se publica el puesto hasta que se contrata al candidato.

Un TCV alto puede indicar ineficiencias en el proceso de reclutamiento, lo que puede resultar en pérdida de productividad y mayores costos.

Costo promedio por día de vacante

El Costo Promedio por Día de Vacante (CPDV) es el costo promedio que la empresa incurre por cada día que una vacante permanece sin cubrir.

Fórmula:CPDV = ∑(Costo Total de Vacantes sin Cubrir) / ∑(Días de Vacante)

“∑(Costo Total de Vacantes sin Cubrir)” representa la suma de los costos asociados con tener vacantes abiertas, como pérdida de productividad, horas extra del personal existente y oportunidades perdidas.

“∑(Días de Vacante)” es la suma total de los días que todas las vacantes permanecieron sin cubrir.

Esta métrica ayuda a cuantificar el impacto financiero de las vacantes abiertas y a priorizar la velocidad de contratación.

Costo medio anual

Para obtenerlo, solo necesitas sumar todos los costes directos e indirectos y dividir el resultado entre el número total de contrataciones efectuadas en un año.

Coste medio anual= Costes directos + costes indirectos / número de contrataciones en un año

El dato que obtengas te dará una visión de cuánto estás invirtiendo y sentará una base para ajustar tu presupuesto de reclutamiento y selección hacia el próximo ciclo.

Indicadores para evaluar a una empresa de selección

Para asegurarse de que el proceso de selección es eficiente y rentable, es fundamental medir su impacto con indicadores clave.

• Tiempo medio de contratación: cuánto se tarda en cubrir una vacante desde su publicación hasta la incorporación del candidato.
• Tasa de retención: analizar cuántos empleados permanecen en la empresa después de un año puede ayudar a evaluar la efectividad del proceso de selección.
• Coste por contratación: calcular cuánto cuesta cada nuevo empleado en términos de publicidad, entrevistas y formación.
• Tiempo de Cobertura de Vacantes: medir el tiempo promedio que tarda la empresa en cubrir una vacante.
• Costo Promedio por Día de Vacante: calcular el costo promedio que genera cada día de vacancia.
• Calidad de la contratación: evaluar la relación entre los costos de reclutamiento y la calidad de los candidatos contratados.
• Retorno de la inversión: cuantificar el impacto financiero del reclutamiento y medir el retorno de la inversión en la adquisición de talento.

Realizar un seguimiento de estos indicadores permite ajustar estrategias y optimizar continuamente el proceso, asegurando que la empresa está invirtiendo sus recursos de manera inteligente.

Cómo elaborar un presupuesto de selección

El departamento de Recursos Humanos de su empresa, debe elaborar un presupuesto asignado a los procesos de selección anuales. El mismo deberá tener planes de contingencia en caso de presentarse una mala contratación, o una alta rotación personal.

El rango de gastos en el presupuesto variará según las necesidades de la organización.

El presupuesto debe contemplar publicidad de vacantes, honorarios de agencias de reclutamiento, pruebas de selección, verificación de antecedentes, viajes de candidatos, software, salarios del equipo interno, entrevistas, formación, onboarding, rotación y vacantes sin cubrir.

Si tu organización realiza procesos de forma regular, lo ideal es revisarlos trimestral o semestralmente, dependiendo también del número total de contrataciones.

Calcular los costos te permitirá optimizar y tomar mejores decisiones sobre herramientas, estrategias o procesos.

Estrategias para reducir los costos de selección

Descripciones de puesto claras y precisas

Definir correctamente los requisitos del puesto es fundamental. Un anuncio bien estructurado atrae a los candidatos adecuados desde el inicio, evitando entrevistas innecesarias y reduciendo el tiempo dedicado a la evaluación de perfiles que no encajan.

Promoción interna

Apostar por el talento interno no solo reduce los costes de contratación externa, sino que también mejora la motivación y el compromiso de los empleados.

Los trabajadores que ya forman parte de la empresa tienen un proceso de adaptación más rápido y un mejor conocimiento de la cultura organizacional.

Invertir en la formación y desarrollo de los empleados actuales puede ser una estrategia clave para reducir los costes de selección. Cuando los trabajadores tienen oportunidades de crecimiento dentro de la empresa, es menos probable que busquen empleo en otro lugar, reduciendo así la rotación y la necesidad de cubrir vacantes de forma recurrente.

Optimización de los canales

No todos los canales de reclutamiento generan el mismo retorno. Analizar cuáles atraen a los candidatos más adecuados y concentrar los esfuerzos en ellos puede hacer más eficiente el proceso de selección y evitar inversiones innecesarias en plataformas poco efectivas.

El uso estratégico de redes profesionales y plataformas de reclutamiento puede aumentar la visibilidad de la vacante, atrayendo a candidatos de alta calidad de manera más económica.

Automatización y ATS

La implementación de tecnologías de reclutamiento agiliza muchísimo el proceso de selección, lo que a la larga reduce el gasto. La estrategia fundamental consiste en evaluar la relación costo-beneficio de cada herramienta o plataforma en función de tus necesidades.

Si publicaste una vacante en sitios públicos como redes sociales, portales de empleo gratuitos o en la versión free de LinkedIn, probablemente recibas miles de postulaciones.

Aquí puedes usar un ATS (Applicant Tracking System) para filtrar a los candidatos de acuerdo con los criterios que te interesen. Esto te permitirá revisar rápidamente cientos de currículums y hacer una preselección para concentrarte en analizar manualmente solo los que encajan con los requisitos.

La digitalización ha cambiado la forma en que las empresas buscan y seleccionan talento. Herramientas como los sistemas de seguimiento de candidatos (ATS) permiten gestionar de manera más eficiente las postulaciones, filtrando automáticamente los perfiles que cumplen con los requisitos del puesto.

Entrevistas por video

La implementación de entrevistas telefónicas o por video se presenta como una estrategia eficiente para reducir los costos relacionados con los desplazamientos.

Las videoentrevistas pueden ayudar a reducir estos costes, ya que eliminan la necesidad de viajar y permiten un proceso de entrevista más flexible.

Pruebas online

Las plataformas de evaluación online permiten medir habilidades y competencias antes de avanzar a la fase de entrevistas, agilizando el proceso.

La automatización de estas pruebas y la implementación de herramientas de evaluación efectivas pueden ayudar a reducir estos costes.

Inteligencia artificial

La capacidad de la IA para analizar grandes volúmenes de datos, identificar patrones y predecir tendencias ha revolucionado la forma en que seleccionamos al talento.

Si hablamos de reclutamiento y selección de personal, nos ayuda a automatizar tareas repetitivas y tediosas, lo que permite centrarse en actividades más estratégicas y de alto valor, pero también a crear job posting atractivos y a filtrar candidatos en base a datos concretos.

Hay plataformas que incorporan la IA para gestionar la publicación automática de ofertas de trabajo, filtrar candidatos que se ajustan a los criterios de las ofertas y hasta programar entrevistas de manera eficiente.

Formación interna

Además, capacitar al personal interno permite cubrir posiciones clave sin necesidad de recurrir a procesos de selección externos costosos.

Un equipo bien formado y con posibilidades de ascenso interno genera mayor estabilidad y compromiso, disminuyendo la necesidad de contratar talento externo con frecuencia.

Onboarding estructurado

Una planificación eficiente de las actividades que refuercen la cultura organizacional pueden optimizar estos costos, transformando la fase de integración de una nueva persona en una oportunidad para fortalecer la cohesión del equipo.

Estrategias como la asignación de mentores y el establecimiento de expectativas claras pueden mitigar estos costos y facilitar una adaptación más eficiente.

Selección basada en datos

El Análisis de Costos de Reclutamiento es un proceso que evalúa los gastos asociados con la atracción, selección y contratación de nuevos empleados. Su objetivo principal es cuantificar el impacto financiero del proceso de reclutamiento, identificar áreas de mejora y optimizar la inversión en la adquisición de talento.

El análisis de eficiencia implica evaluar la relación entre los costos de reclutamiento y la calidad de los candidatos contratados, así como la velocidad y eficiencia del proceso.

La optimización de procesos se refiere a la identificación de áreas de mejora en el proceso de reclutamiento para reducir costos, acortar tiempos y mejorar la calidad de las contrataciones.

Externalización selectiva

En algunos casos, externalizar la selección de personal puede ser una estrategia rentable. Contar con expertos en reclutamiento permite acceder a redes de talento más amplias y reducir el tiempo necesario para cubrir vacantes.

Además, en situaciones donde hay un aumento puntual de contrataciones, externalizar el proceso evita sobrecargar al equipo interno y optimiza los costes operativos.

Conviene externalizar cuando la empresa necesita cubrir vacantes con rapidez, requiere perfiles muy especializados o enfrenta un aumento puntual en las contrataciones.

Relación entre costo y calidad de la contratación

Reducir los costes de selección no significa comprometer la calidad de la contratación. Aplicando estrategias inteligentes, es posible optimizar el proceso sin afectar el rendimiento de la empresa.

Contratar al mejor talento sin disparar los costes es un desafío para cualquier empresa. Un proceso de selección ágil y eficiente no solo reduce el tiempo para cubrir vacantes, sino que también minimiza los gastos asociados al reclutamiento y mejora la experiencia del candidato.

Esto, a su vez, fortalece la imagen de la empresa como empleador atractivo, facilitando futuras contrataciones.

Optimizar la selección de personal no solo se trata de ahorrar dinero, sino de tomar decisiones estratégicas que permitan atraer a los profesionales adecuados de forma más rápida y efectiva.

La selección de personal debe dedicar el tiempo necesario al estudio de cada candidato, durante el proceso de selección, para que pueda rendir de manera óptima en sus labores, y en especial minimizar errores que conlleven a gastos de mala calidad.

La importancia de una selección efectiva se refleja en la cultura organizacional, la productividad, la retención, la experiencia del candidato y la estabilidad financiera de la empresa.

Una contratación efectiva fomenta la cultura organizacional desde el inicio. Elegir a un buen candidato no se limita a la evaluación de habilidades técnicas; también implica la alineación cultural.

Integrar nuevos empleados en la cultura organizacional crea una base sólida para el compromiso y la retención a largo plazo. Un ajuste cultural adecuado fomenta la colaboración, la comunicación efectiva y un sentido compartido de propósito dentro del equipo.

La selección de candidatos con las habilidades y competencias adecuadas no solo acelera la integración, sino que también contribuye a un equipo más eficiente y colaborativo.

Los empleados bien alineados con la cultura organizacional y los objetivos de la empresa tienden a ser más comprometidos y motivados, impactando positivamente la productividad a largo plazo.

La selección de excelencia requiere analizar cuánto se invierte en cada etapa, qué resultados produce cada canal y cuánto cuesta corregir una contratación fallida.

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