La casilla de verificación de Excel permite mostrar y editar los valores VERDADERO y FALSO directamente desde una celda. Al marcarla, la celda contiene TRUE o VERDADERO; al desmarcarla, contiene FALSE o FALSO, por lo que puede utilizarse inmediatamente en fórmulas, porcentajes, formatos condicionales y gráficos.
En Microsoft 365, la opción nativa se encuentra en Insertar > Casilla, es más rápida de configurar y la casilla forma parte de la propia celda. En versiones anteriores, es necesario utilizar la pestaña Programador o Desarrollador, insertar un control de formulario y vincularlo manualmente a una celda.
Tipos de casillas de verificación en Excel
Excel ofrece dos formas principales de añadir casillas de verificación, y es importante elegir la adecuada. La función de casilla de verificación nativa de Microsoft 365 es más rápida de configurar y funciona bien con fórmulas. El método tradicional de la pestaña Desarrollador funciona en todas las versiones de Excel, pero requiere más configuración.
Casillas de verificación nativas de Microsoft 365
Microsoft introdujo casillas de verificación nativas para Microsoft 365 en 2024, implementándolas en Windows, Mac y Excel para la web. Las casillas de verificación nativas se encuentran dentro de las celdas, no flotando sobre ellas.
La casilla de verificación se mueve con tus datos cuando ordenas, filtras o insertas filas, ya que la casilla de verificación es la celda. Cuando marcas una casilla, la celda contiene TRUE. Desmarca la casilla y contendrá FALSE.
| Plataforma | Compatibilidad nativa con casillas de verificación |
|---|---|
| Microsoft 365 (Windows) | Sí |
| Microsoft 365 (Mac) | Sí |
| Excel para la Web | Sí (casillas de verificación nativas visibles; controles heredados no compatibles) |
| Excel 2024 (licencia perpetua) | No |
| Excel 2021, 2019, 2016 | No |
Si tienes una licencia perpetuaense (Excel 2024, 2021 o 2019), no verás las casillas de verificación nativas. Estas versiones solo admiten controles de formulario. Las suscripciones a Microsoft 365 reciben actualizaciones de funciones continuas, por lo que tienen el nuevo tipo de casilla de verificación.
Casillas de verificación heredadas o controles de formulario
Si no tienes Microsoft 365, utilizarás las casillas de verificación de Form Control. Los encontrarás en la pestaña Desarrollador. Este método existe desde hace más de 20 años y funciona en todas las versiones de Excel.
Los controles de formulario son objetos que flotan sobre la parilla de celdas. No almacenan valores automáticamente, por lo que debes vincular manualmente cada casilla de verificación a una celda.
A pesar de estas limitaciones, necesitarás los controles de formulario si compartes archivos con personas que utilizan versiones anteriores de Excel. Las casillas de verificación nativas aparecerán como texto sin formato («VERDADERO» o «FALSO») en la pantalla, lo cual no es lo ideal.
Controles ActiveX
Es posible que veas menciones a los controles ActiveX en tutoriales antiguos. Rara vez los necesitarás en los cuadernos de trabajo modernos. Microsoft las desactivó de forma predeterminada en 2025 debido a problemas de seguridad. Solo funcionan en Windows y requieren una configuración de seguridad especial.
Utiliza casillas de verificación nativas o controles de formulario.
Cómo insertar una casilla de verificación nativa
El método nativo es rápido: dos clics y listo. Selecciona la celda donde deseas colocar la casilla de verificación. Navega a Insertar > Controles de celda > haz clic en Casilla de verificación.
Aparece una casilla de verificación en la celda. Haz clic para alternar entre marcado y sin marcar.
Insertar casillas en varias celdas
Selecciona un rango antes de hacer clic en el botón Casilla de verificación. Las casillas de verificación aparecen simultáneamente en todas las celdas seleccionadas.
Esto también funciona para selecciones no adyacentes. Mantén pulsada la tecla Ctrl mientras haces clic en las celdas y, a continuación, inserta.
Después de insertar una casilla de verificación, agarra el controlador de relleno, el pequeño cuadrado situado en la esquina inferior derecha de la celda, y arrástralo. Las casillas de verificación se copian igual que los datos normales de las celdas. También puedes usar Ctrl+C y Ctrl+V.
Comprobar el valor VERDADERO o FALSO
Si observas la barra de fórmulas, verás « TRUE » (Desactivado) cuando la casilla está marcada y « FALSE » (Activado) cuando está desmarcada.
La barra de fórmulas muestra el valor booleano subyacente. La barra espaciadora permite cambiar el estado de la casilla de verificación.
| Atajo | Acción |
|---|---|
| Spacebar | Cambiar el estado de la casilla de verificación |
| Eliminar | Borrar celda o eliminar el formato de la casilla de verificación |
Cómo insertar casillas en versiones anteriores
Si utilizas Excel 2024 (perpetuo), 2021, 2019 o 2016, tendrás que habilitar la pestaña Desarrollador y utilizar los controles de formulario.
Activar la pestaña Desarrollador en Windows
Ve a Archivo > Opciones > Personalizar cinta. En el panel derecho, debajo de «Pestañas principales», marca la casilla Desarrollador. Haz clic en Aceptar.
Activar la pestaña Desarrollador en Mac
Ve al menú Excel > Preferencias > Cinta y barra de herramientas. Desplázate hasta la parte inferior de la lista de pestañas principales. Marca la casilla Programadores.
Insertar el control de formulario
Haz clic en la pestaña Desarrollador. En el grupo Controles, haz clic en Insertar. En Controles de formulario, no Controles ActiveX, haz clic en el icono Casilla de verificación.
Haz clic en la hoja de cálculo donde quieras colocar la casilla de verificación. Aparece una casilla de verificación con el texto predeterminado «Casilla de verificación 1».
Puedes editar este texto haciendo clic sobre él o eliminarlo si solo deseas conservar el cuadro. Para colocar la casilla en su lugar, sitúa el puntero del ratón encima del cuadro hasta que aparezcan cuatro flechas y arrástrala hasta que quede en el sitio correcto.
Cómo vincular una casilla de verificación a una celda
Las casillas de verificación generan valores booleanos, TRUE o FALSE, que funcionan con las fórmulas de Excel. El proceso depende del tipo de casilla de verificación que estés utilizando.
Vinculación automática en Microsoft 365
Las casillas de verificación nativas no necesitan enlaces porque la casilla de verificación es el valor de la celda. Al marcar la casilla, la celda se establece en TRUE, y al desmarcarla, se establece en FALSE.
Puedes hacer referencia a la celda directamente en tus fórmulas. Por ejemplo, si la casilla de verificación se encuentra en la celda A2, puedes utilizar inmediatamente =A2 en otra celda. No es necesario realizar ninguna configuración.
Vinculación manual de un control de formulario
Cada casilla de verificación de Form Control necesita una configuración explícita para generar valores. Haz clic con el botón derecho del ratón en la casilla de verificación, selecciona Control de formato y cambia a la pestaña Control.
En el campo Enlace de celda, introduce una referencia de celda, como $B$2, o haz clic en el selector de celdas y haz clic en una celda vacía. Haz clic en Aceptar.
La celda vinculada ahora muestra TRUE cuando está marcada y FALSE cuando no se marca. Cuando marcas una casilla de verificación, el valor «VERDADERO» aparecerá en la celda vinculada; cuando la desmarcas, la celda mostrará «FALSO».
Importante: Cada casilla de verificación necesita su propio enlace de celda. Si copias una casilla de verificación del control de formulario, la copia seguirá apuntando a la celda vinculada original. Tendrás que actualizar manualmente el enlace de celda para cada copia.
Las fórmulas no pueden «ver» directamente las casillas de verificación de los controles de formulario. Solo pueden ver los valores de las celdas. La celda vinculada actúa como puente. La casilla de verificación actualiza la celda y tus fórmulas leen la celda.
Coloca las celdas vinculadas en una columna junto a las casillas de verificación y, a continuación, oculta esa columna. De esta forma, tus fórmulas pueden acceder a los datos, pero los usuarios no verán los valores TRUE/FALSE que saturan la interfaz.
Crear una lista de tareas con casillas
Antes de hacer nada, debes crear la lista de tareas. Las casillas de verificación o Check box se usan para marcar algo como VERDADERO O FALSO dependiendo de lo que necesitemos y después contar el número de veces que hemos marcado esa casilla.
En Microsoft 365, selecciona el rango que corresponde a la columna de estado, ve a Insertar > Casilla y las casillas quedan activadas. En un ejemplo con tareas, basta seleccionar el rango C3:C13 y utilizar Insertar > CheckBox o Casilla.
Posteriormente basta que vayamos marcando las casillas que se han ido gestionando, las tareas finalizadas. Vemos que debajo de la propia casilla, aparece en la celda FALSO o VERDADERO, en función de si está apagada o encendida.
Eso es una gran ventaja, porque ya no tenemos que hacer un vínculo a determinada celda, sino que la propia celda ya contiene dicho vínculo.
Crear la lista con controles de formulario
En la ficha Programador haz clic en Insertar > Controles de formulario > Casilla. Haz clic en el lugar donde quieras insertar la casilla.
Para finalizar elimina el texto de la casilla. Haz clic con el botón derecho del ratón sobre ella y selecciona Editar texto. De esta forma crearás la primera casilla.
Ahora hay que copiarla en otras celdas. Selecciona la celda que contiene la casilla y arrástrala hacia abajo desde el controlador de relleno hasta la última tarea de tu lista.
Las casillas de verificación también se copian. Aunque puedes activar o desactivar las casillas según vayas terminando las tareas, todavía puedes dotarla de más utilidad vinculando cada casilla a una celda.
Mostrar contenido según la selección
Mostrar ciertos contenidos en determinadas celdas de acuerdo con los valores de las casillas de verificación puede mostrar información más clara.
Método 1: mostrar VERDADERO o FALSO
Al principio, no hay contenido en la celda B2. Cuando marque la casilla de verificación, el valor «VERDADERO» aparecerá en la celda B2. Y luego, si desmarca la casilla de verificación, la celda mostrará «FALSO».
También puede borrar el contenido de las celdas manualmente. Este método es muy fácil de usar si solo necesita mostrar «VERDADERO» o «FALSO» en las celdas.
Método 2: utilizar la función SI
Si necesitas mostrar un texto diferente, debes asegurarte de que las casillas de verificación estén vinculadas a determinadas celdas. Por tanto, puedes utilizar la función SI para mostrar determinados contenidos.
Haz clic en una celda donde necesite mostrar el contenido. Aquí hacemos clic en la celda C2 en esta hoja de trabajo. Y luego ingrese la siguiente fórmula en la hoja de trabajo:
=SI(B2;"Disponible";"No disponible")
Esta fórmula usará el resultado en la celda vinculada B2. En esta fórmula, también puede cambiar el contenido según su necesidad.
Ahora haga doble clic en el controlador de relleno de la celda C2 y complete la fórmula en otras celdas. Cuando cambia el valor de las casillas de verificación, el resultado en las celdas también cambiará en consecuencia.
Otra sintaxis habitual es =IF(A2=TRUE, "Complete", "Pending"). La sintaxis abreviada es =IF(A2, "Complete", "Pending"). Ambos enfoques funcionan porque Excel evalúa TRUE como si cumpliera la condición.
| Fórmula | Descripción |
|---|---|
| =IF(A2=TRUE, "Done", "") | Mostrar «Hecho» solo cuando esté marcado |
| =IF(A2, C2*0.1, 0) | Calcula un 10 % de bonificación cuando se marque |
| =IF(A2=TRUE, C2*(1-0.2), C2) | Aplica un descuento del 20 % al marcar la casilla correspondiente |
Las casillas de verificación funcionan bien para cálculos basados en decisiones. Un planificador de proyectos puede calcular los recursos solo para tareas seleccionadas. Los usuarios hacen clic en casillas en lugar de escribir condiciones, lo que simplifica todo el proceso.
Método 3: utilizar una macro VBA
Si no desea vincular celdas y desea mostrar ciertos contenidos en ciertas celdas, puede usar la macro VBA.
Presione las teclas de método abreviado “Alt + F11” en el teclado. A continuación, haga clic en el botón "Insertar" en la barra de herramientas. Y luego elija la opción “Módulo” en el menú desplegable.
Ahora copie los siguientes códigos VBA en el nuevo módulo.
Sub ShowContent()
Dim CheBox As CheckBox, i As Integer
i = 2
For Each CheBox In ActiveSheet.CheckBoxes
If CheBox.Value = -4146 Then Range("C" & i) = "Not Available"
Else If CheBox.Value = 1 Then Range("C" & i) = "Available"
End If
End If
i = i + 1
Next
End Sub
Sub AssignMacro()
Dim CheBox As CheckBox
For Each CheBox In ActiveSheet.CheckBoxes
CheBox.OnAction = "ShowContent"
Next CheBox
End Sub
Hay dos procedimientos en el código. El primer sub mostrará ciertos contenidos en ciertas celdas de acuerdo con los valores de las casillas de verificación. Y el segundo sub asignará la primera macro a todas las casillas de verificación en lote en esta hoja de trabajo.
En su hoja de trabajo real, también puede cambiar algunos elementos para que los códigos VBA estén disponibles. Ahora haz clic en el segundo sub. Después de eso, haga clic en el botón "Ejecutar sub" o presione el botón "F5" en el teclado para ejecutar el segundo sub.
Ahora puede volver a la hoja de trabajo. Cuando marca o desmarca una casilla de verificación, el contenido de la celda determinada también cambiará en consecuencia. Y no es necesario vincular celdas para esas casillas de verificación.
Contar casillas marcadas y sin marcar
La función CONTAR.SI facilita el recuento de casillas marcadas y sin marcar. Para las casillas de verificación nativas, haz referencia directamente a la columna de casillas de verificación. Para los controles de formulario, haz referencia a las celdas vinculadas.
Utiliza TRUE, el valor booleano, no "TRUE", el texto entre comillas. Si utilizas comillas, Excel contará las celdas que contengan el texto literal «TRUE» en lugar de los valores reales de las casillas de verificación.
Contar casillas marcadas
=CONTAR.SI(A2:A20;VERDADERO)
Para las celdas vinculadas a controles de formulario, la fórmula puede aplicarse directamente al rango de celdas enlazadas:
=CONTAR.SI(C2:C7;VERDADERO)
El rango C2:C7 contiene las celdas enlazadas. Una tarea finalizada es la que tiene marcada su casilla de verificación y, por lo tanto, en la celda vinculada se muestra un VERDADERO.
Contar casillas sin marcar
=COUNTIF(A2:A20, FALSE)
Esto cuenta todas las casillas sin marcar en el rango.
Calcular el porcentaje de tareas completadas
Para averiguar el número de tareas que contiene tu checklist en Excel, se utiliza la función CONTARA, que cuenta el número de celdas no vacías:
=CONTARA(A2:A7)
Como puedes comprobar, en el rango A2:A7 es donde se encuentran los datos.
El porcentaje de tareas completadas se calcula con la fórmula:
=CONTAR.SI(C2:C7;VERDADERO)/CONTARA(A2:A7)
En Microsoft 365, para un rango de casillas nativas, puede utilizarse:
=CONTAR.SI(C3:C13;VERDADERO)/CONTARA(C3:C13)
Usamos CONTARA porque estamos trabajando con VERDADEROS y FALSOS, para que la cuenta sea correcta. Esa división nos saca un número al que aplicamos un porcentaje.
Formatea la celda del resultado como un porcentaje. La función CONTARA cuenta las celdas que no están vacías, por lo que las filas vacías no alterarán tu porcentaje.
Para las tareas pendientes bastaría simplemente hacer un =1-F2. Elementos pendientes por completar también pueden calcularse mediante:
=COUNTA(A2:A20) - COUNTIF(A2:A20, TRUE)
Todo esto es dinámico. A medida que se marcan o desmarcan las casillas, el número de tareas completadas, el porcentaje y los elementos pendientes se actualizan automáticamente.
Sumar valores según la casilla
=SUMIF(A2:A20, TRUE, B2:B20)
Esto suma los importes de la columna B solo cuando la casilla correspondiente de la columna A está marcada.
Aplicar formato condicional a las tareas
El formato condicional crea una respuesta visual que se actualiza automáticamente cuando cambian las casillas de verificación. Puedes hacer que al completar una tarea se muestre tachada, que la fila se resalte con un color o que una barra indique el porcentaje de progreso.
Resaltar una fila cuando la casilla está marcada
Selecciona el rango que deseas formatear, por ejemplo, A2:D20 para toda el área de datos. Ve a Inicio > Formato condicional > Nueva regla.
Selecciona «Usar una fórmula para determinar qué celdas formatear». Introduce la fórmula:
=$A2=TRUE
Haz clic en Formato, elige un color de relleno, el verde claro funciona bien para los elementos completados, y haz clic en Aceptar dos veces.
La referencia =$A2 utiliza una columna absoluta y una fila relativa, por lo que siempre comprueba la columna A mientras se ajusta a cada fila.
Aplicar formato con una celda auxiliar
Selecciona las celdas A2:A11, menú de Formato Condicional > Nueva regla. Selecciona «Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato».
En la caja introduce un =$B2, para que cuando esta celda esté activada porque el CheckBox ha sido seleccionado, se activa en VERDADERO y queda resaltado en un color determinado con un Relleno de color verde.
En un checklist tradicional, selecciona el rango de celdas A2:A7, que es donde se encuentran los nombres de las tareas. Haz clic en la ficha Inicio > Estilos > Formato condicional > Nueva regla.
En el cuadro de diálogo Nueva regla de formato, selecciona la opción “Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato”. En el cuadro de texto de debajo introduce la fórmula:
=$C2=VERDADERO
Donde C2 es la referencia de la primera celda que contiene VERDADERO o FALSO. A continuación, haz clic en el botón Formato para establecer el formato que debe mostrar la celda cuando se cumpla la condición.
Tachar las tareas completadas
Selecciona la columna de descripción de tareas, por ejemplo, B2:B20. Ir a Inicio > Formato condicional > Nueva regla. Selecciona «Usar una fórmula para determinar qué celdas formatear».
Entra:
=$A2=TRUE
Haz clic en Formato > Fuente > Marcar Tachado. Opcionalmente, cambia el color de la fuente a gris. Puedes combinar varios efectos en una sola regla.
En un checklist tradicional, he tachado el texto y le he aplicado un color gris para aclararlo un poco. Para finalizar la creación de la lista, oculta la columna auxiliar.
La columna auxiliar puede ocultarse en vez de colorear el texto del color de la celda. Muchas veces se producen borrados accidentales que debes evitar.
Crear una barra de progreso
También puedes aplicar un segundo formato condicional para que se rellene con una pequeña barra de datos la celda final de las tareas completadas.
Selecciona esta celda, Formato Condicional, Nueva regla, Estilo de formato Barra de Datos. En lugar de dejarlo de esta manera, Automático, vamos a aplicar que la barra más corta sea un número con valor de 0, que la barra más larga sea un número que vaya con un valor de 1 y el color lo ponemos parecido, un color verde.
Ahí tenemos el porcentaje de relleno. A medida que vamos completando más tareas, la barra va rellenándose más.
Crear un gráfico de anillos con el progreso
Posteriormente podemos hacer un gráfico de anillos, que sería seleccionar todo el rango, menú de Insertar > Gráfico circular > Anillos.
Con el gráfico seleccionado vamos a hacer clic derecho > Formato a la serie de datos. El tamaño del agujero del anillo lo vamos a pasar a un 50%, simplemente para que sea estético.
Un clic y otro clic en la parte de las tareas pendientes, vamos a modificar el color, clic derecho, Relleno, esto lo hacemos con un color, pero suavizado para que haya un contraste entre las tareas pendientes y completadas.
Bastaría con introducir el título, que lo vamos a hacer dinámico. Seleccionamos el título, un clic en la barra de fórmulas, =E2 y Enter y ya tenemos el título dinámico.
Vamos a introducir un cuadro de texto desde la ficha Insertar > Texto > Cuadro de texto. En la barra de fórmulas =F2, para traernos el vínculo dinámico de esta celda.
Esto se puede hacer un poco más grande si así lo queremos, se podría incluso quitar el contorno del cuadro de texto. Simplemente queda ir activando en el menú correspondiente las tareas que hemos ido realizando o no y todo se va actualizando dinámicamente.
Eliminar casillas de verificación
Eliminar casillas nativas
Selecciona las celdas que contienen casillas de verificación. Ir a Inicio > Borrar > Borrar formatos.
El gráfico de la casilla de verificación desaparece, pero el valor VERDADERO o FALSO permanece en la celda. Esta es la forma más fiable de eliminar solo la casilla de verificación.
Para eliminar completamente las casillas de verificación, selecciona las celdas y pulsa Suprimir. Esto borra tanto el contenido como el formato. También puedes utilizar Inicio > Borrar > Borrar todo para eliminar todo.
Eliminar casillas heredadas
Las casillas de verificación de Form Control son objetos, por lo que debes eliminarlas de otra manera. Haz clic con la tecla Ctrl pulsada en la casilla de verificación para seleccionarla, ya que con un clic normal solo se activa o desactiva, y pulsa Eliminar.
Para eliminar todas las casillas de verificación a la vez, pulsa Ctrl+G para abrir el cuadro de diálogo Ir a. Haz clic en Especial, selecciona objetos, haz clic en Aceptar y pulsa Eliminar.
Diferencias entre los tres métodos para mostrar contenido
| Método | Ventajas | Desventajas |
|---|---|---|
| Vincular celdas | Este método es muy fácil de usar si solo necesita mostrar «VERDADERO» o «FALSO» en las celdas. En comparación con los otros dos métodos, este es el método más conveniente. | Conectar las celdas una por una puede costarle mucho tiempo y energía. Las celdas solo pueden mostrar «VERDADERO» o «FALSO», lo que puede resultar inconveniente en determinadas situaciones. |
| Usar función SI | Puede ingresar contenidos especiales en la fórmula según sus necesidades. Si no está familiarizado con las macros de VBA, puede utilizar esta función para mostrar el contenido. | Al utilizar esta función, también debe vincular las celdas a las casillas de verificación una por una. Mostrar «VERDADERO» o «FALSO» junto con el contenido designado al mismo tiempo estropeará su hoja de trabajo. |
| Usar macros de VBA | Todas las casillas de verificación están asignadas con macros. Puede ver el contenido cuando marca o desmarca las casillas de verificación. Puede mostrar ciertos contenidos en celdas según sus necesidades. | Si no está familiarizado con Excel VBA, probablemente tenga problemas al ejecutar la macro. El uso de códigos VBA hará que la tarea sea más compleja. |
Las casillas de verificación nativas suelen ser la opción más directa cuando se dispone de Microsoft 365, porque el valor booleano forma parte de la propia celda. Los controles de formulario resultan adecuados cuando se necesita compatibilidad con versiones anteriores, aunque requieren una celda vinculada para que las fórmulas puedan leer el estado.
